يجب أن تتم رقمنة الوثائق التي يقدمها المواطنون الحاضرون شخصيًا في مكاتب مساعدة السجل (OAMR) ، وفقًا لأحكام المادتين 16 و 27 من القانون 39/2015 ، بتاريخ 1 د أكتوبر ، من الإجراء الإداري المشترك للإدارات العامة ( LPACAP) ، لإدراجه في الملف الإداري الإلكتروني ، مع إعادة الأصول (دون الإخلال بالافتراضات التي تحدد القاعدة حفظها).

من ناحية أخرى ، تنص المادة 16.4.b) من قانون الإجراءات الجنائية والسياسة العامة على أنه يجوز تقديم المستندات التي يرسلها الأطراف المهتمة إلى هيئات الإدارات العامة ، أيضًا في مكاتب البريد ، على النحو المنصوص عليه في اللوائح.

لذلك ، كقاعدة عامة ، يجب إعادة المستندات الورقية المقدمة من الأطراف المعنية بمجرد رقمنتها ؛ في الحالات التي لن يكون فيها ذلك ممكنًا ، على سبيل المثال ، ستظل المستندات المستلمة بالبريد بحاجة إلى أرشفة.

سيكون الاحتفاظ بهذه المستندات أو عدم الاحتفاظ بها ووقت الاحتفاظ هو الوقت الذي تحدده قواعد الأرشفة وإدارة المستندات.

السياق القانوني

قانون 39/2015

المادة 16. السجلات.

"[...] 4- يمكن تقديم الوثائق التي توجهها الأطراف المهتمة إلى أجهزة الإدارات العامة:

[...] ب) في مكاتب البريد ، على النحو الذي تحدده اللوائح.

[...] 5. يجب رقمنة المستندات المقدمة شخصيًا إلى الإدارات العامة ، وفقًا لأحكام المادة 27 وغيرها من اللوائح المعمول بها ، من قبل مكتب المساعدة على التسجيل الذي تم تقديمه لإدماجها في الملف الإداري الإلكتروني ، ويجب إعادة الأصول إلى صاحب المصلحة ، دون المساس بالحالات التي تحدد فيها القاعدة عهدة الإدارة للوثائق المقدمة أو أنه يلزم تقديم الأشياء أو المستندات في وسيط معين لا يمكن رقمنته ".

المادة 28 - الوثائق التي يقدمها المهتمون بالإجراءات الإدارية.

"[...] 3- لا يجوز للإدارات أن تطلب من الأطراف المهتمة تقديم مستندات أصلية ما لم تنص اللوائح المعمول بها ، في حالات استثنائية ، على خلاف ذلك.

[...] 4. إذا طلبت الإدارة ، بشكل استثنائي ، ووفقًا لأحكام هذا القانون ، من الطرف المعني تقديم مستند أصلي وفي شكل ورقي ، يجب على صاحب المصلحة "الحصول على نسخة أصلية ، في وفقًا للمتطلبات المنصوص عليها في المادة 27 ، قبل تقديمها إلكترونيًا. يجب أن تعكس النسخة الإلكترونية الناتجة هذا الظرف صراحة.

5. بشكل استثنائي ، عندما تتطلب ملاءمة الوثيقة في الإجراء ذلك أو إذا كانت هناك شكوك ناشئة عن جودة النسخة ، يجوز للإدارات أن تطلب بطريقة منطقية مقارنة النسخ المقدمة من الطرف المعني ، والتي يجوز لها: تتطلب المستند الأصلي أو المعلومات ليتم عرضها. "

الحلول ذات الصلة