إن التحول النموذجي الذي يتضمن رقمنة سجل الدخول وتحويل مكاتب المساعدة على التسجيل (OAMR) ، يفرض على إنشاء شكل جديد من التنظيم أو العمل حيث لم يعد من المتوقع وصول مجلد الملف الورقي ، ولكن ذلك يتدفق الملف بالوسائل الإلكترونية.

لضمان هذه المعالجة الإلكترونية ، من الضروري مراعاة الجوانب التالية على الأقل:

  • حدد المسئولين عن كل منطقة مسئولة عن قبول أو رفض الإدخالات المعينة من قبل OAMR.
  • يجب أن تأخذ قائمة الأشخاص المسؤولين في الاعتبار فترات العطلات وتحديد الأشخاص الذين سيتعين عليهم القيام بهذه المهمة عندما لا يكون الأشخاص المسؤولون عن هذه المسؤولية موجودين.
  • يُنصح بتحديد المدة القصوى للوصول إلى هذه الوثائق وتوزيعها عن طريق أداة تنظيمية (مرسوم العمدة ، تعليمات الأمانة ، إلخ.).
  • بمجرد قبول سجلات الدخول ، يجب تعيينها للشخص المسؤول عن هذا الإجراء. لذلك ، سيكون من الضروري تمكين علب البريد في منصة المعالجة التي توفرها كل مؤسسة ، بحيث يمكن للموظفين العموميين الوصول ، من خلال الأدوار ، إلى الإدخالات والملفات المعلقة المعالجة.
السياق القانوني

قانون 39/2015:

المادة 16. السجلات.

"1 - يجب أن يكون لكل إدارة سجل إلكتروني عام ، حيث يجب تسجيل جميع المستندات المقدمة أو المستلمة من قبل أي هيئة إدارية أو هيئة عامة أو كيان مرتبط بها أو يعتمد عليها. ويمكن أيضًا تسجيله. إخراج الوثائق الرسمية الموجهة إلى هيئات أو أفراد آخرين.

قد يكون للهيئات العامة المرتبطة بكل إدارة أو التي تعتمد عليها سجلها الإلكتروني الخاص بها والذي يمكن تشغيله بشكل كامل ومترابط مع السجل الإلكتروني العام للإدارة التي تعتمد عليها.

يجب أن يعمل السجل الإلكتروني العام لكل إدارة كبوابة تسهل الوصول إلى السجلات الإلكترونية لكل هيئة. يجب أن يتوافق كل من السجل الإلكتروني العام لكل إدارة والسجلات الإلكترونية لكل جهة مع الضمانات والتدابير الأمنية المنصوص عليها في التشريع الخاص بحماية البيانات الشخصية.

يجب نشر أحكام إنشاء السجلات الإلكترونية في الجريدة الرسمية المقابلة ، ويجب أن يكون النص الكامل متاحًا للرجوع إليه في المكتب الإلكتروني للوصول إلى السجل. على أي حال ، يجب أن تحدد أحكام إنشاء السجلات الإلكترونية الهيئة أو الوحدة المسؤولة عن إدارتها ، وكذلك التاريخ والوقت الرسميين وأيام العطلات المعلنة.

يجب أن يتضمن مكتب الوصول الإلكتروني لكل سجل قائمة محدثة بالإجراءات التي يمكن البدء فيها.

2. يجب تسجيل التسويات بالترتيب الذي تم استلام المستندات به أو إرسالها ، ويجب تحديد تاريخ اليوم الذي تم إصدارها فيه. بمجرد اكتمال إجراءات التسجيل ، يجب إرسال المستندات دون تأخير إلى متلقيها وإلى الوحدات الإدارية المقابلة من السجل الذي تم استلامها فيه. "

الحلول ذات الصلة


يعمل بواسطة Zendesk