D’acord amb el que s’estableix a l’article 16.5 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les Administracions públiques (LPACAP), només quan una norma estableixi l’obligatorietat de presentar objectes o documents en un suport específic no susceptible de digitalització (per exemple, pendrive), aquest suport haurà de ser acceptat a l’Oficina d’assistència en matèria de registres (OAMR).

Per contra, si cap norma determina l’anterior i la persona interessada presenta documents en suport USB, l’OAMR podria descarregar la documentació electrònica aportada per incorporar-la a l’expedient administratiu.

En aquest cas, la normativa interna de l’Administració (per exemple, en una instrucció de registre d’entrada) hauria de contemplar aquesta possibilitat, fent referència a les mesures de seguretat dels sistemes d’informació, que cal seguir de manera estricta abans de descarregar la documentació (com ara la detecció de virus).

Context Legal

Llei 39/2015

Article 16. Registres.

"[...] 4. Els documents que els interessats dirigeixin als òrgans de les administracions públiques es poden presentar: 

[...] b) A les oficines de correus, tal com s’estableixi reglamentàriament.

[...] 5. Els documents presentats de manera presencial davant les administracions públiques han de ser digitalitzats, d’acord amb el que preveu l’article 27 i altres normatives aplicables, per l’oficina d’assistència en matèria de registres en què s’hagin presentat per a la seva incorporació a l’expedient administratiu electrònic, i els originals s’han de retornar a l’interessat, sense perjudici dels supòsits en què la norma determini la custòdia per part de l’Administració dels documents presentats o sigui obligatori presentar objectes o documents en un suport específic no susceptibles de digitalització."

Article 28. Documents aportats pels interessats al procediment administratiu.

"[...] 3. Les administracions no han d’exigir als interessats la presentació de documents originals, llevat que, amb caràcter excepcional, la normativa reguladora aplicable estableixi el contrari.

[...] 4. Si amb caràcter excepcional, i d’acord amb el que preveu aquesta Llei, l’Administració sol·licita a l’interessat que presenti un document original i aquest està en format paper, l’interessat ha d’obtenir una còpia autèntica, segons els requisits que estableix l’article 27, amb caràcter previ a la seva presentació electrònica. La còpia electrònica resultant ha de reflectir expressament aquesta circumstància.

5. Excepcionalment, quan la rellevància del document en el procediment ho exigeixi o hi hagi dubtes derivats de la qualitat de la còpia, les administracions poden sol·licitar de manera motivada la comparació de les còpies aportades per l’interessat, per a la qual cosa poden requerir que s’exhibeixi el document o la informació original."

Solucions Relacionades


Tecnologia de Zendesk