Interessierte Parteien haben das Recht, den Stand des Verfahrens zu erfahren, in dem sie den Status von interessierten Parteien haben, und auf Daten und Dokumentation der Akte zuzugreifen.

Daher ist es erforderlich, vom elektronischen Aktenverwalter jeder öffentlichen Verwaltung eine automatische Veröffentlichung in der Bürgermappe der Daten und Dokumente vorzunehmen, zu denen die interessierte Person Zugang haben muss. Diese Veröffentlichung muss gegebenenfalls die Anonymisierung personenbezogener Daten beinhalten.

Eine gute Praxis wäre es, im Workflow elektronischer Akten einen Zustand der „Veröffentlichung“ vorzusehen, in dem die Bearbeiter die zu veröffentlichenden Daten überprüfen und gegebenenfalls korrigieren sowie die von ihnen ausgewählten Dokumente auswählen und/oder anonymisieren sollten automatisch in der Bürgermappe veröffentlicht.

Rechtlicher Kontext

Gesetz 39/2015

Artikel 53. Rechte der interessierten Partei im Verwaltungsverfahren.

„1. Neben den anderen in diesem Gesetz vorgesehenen Rechten haben die an einem Verwaltungsverfahren Beteiligten folgende Rechte:

a) jederzeit den Status der Verarbeitung der Verfahren zu kennen, in denen sie den Status von interessierten Parteien haben; das entsprechende Schweigen der Verwaltung für den Fall, dass die Verwaltung nicht innerhalb der Frist einen ausdrücklichen Beschluss erlässt oder bekannt gibt; die zuständige Stelle für ihre allfällige Weisung und den Beschluss; und die erteilten Formalitäten. Sie haben auch das Recht auf Zugang und eine Kopie der Dokumente, die in den oben genannten Verfahren enthalten sind. Personen, die mit öffentlichen Verwaltungen auf elektronischem Wege interagieren, haben das Recht, die im vorstehenden Absatz genannten Informationen im allgemeinen elektronischen Zugangspunkt der Verwaltung einzusehen, der als Zugangsportal fungiert. Die Verpflichtung der Verwaltung, Kopien der in den Verfahren enthaltenen Dokumente bereitzustellen, gilt als erfüllt, indem die Kopien am elektronischen allgemeinen Zugangspunkt der zuständigen Verwaltung oder in den entsprechenden elektronischen Ämtern verfügbar gemacht werden.

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