Gemäß Artikel 27.1 des Gesetzes 39/2015 vom 1. Oktober über das gemeinsame Verwaltungsverfahren der öffentlichen Verwaltungen (LPACAP) muss jede öffentliche Verwaltung die Stellen bestimmen, die befugt sind, beglaubigte Kopien öffentlicher Verwaltungsdokumente oder privater Dokumente auszustellen.

Anschließend legt Abschnitt 4 desselben Artikels die Kompetenzen dieser Mitarbeiter fest:

  • Die Ausstellung beglaubigter Kopien der öffentlichen Verwaltungsdokumente, die von den öffentlichen Verwaltungen gültig ausgestellt wurden, wenn die betroffene Person dies verlangt. In diesem Fall darf der zur Ausstellung beglaubigte Beamte diese nur anfertigen, wenn ihm diese Befugnis von der Stelle übertragen wurde, die das Original ausgestellt hat. Andernfalls müssen Sie den Antrag an die ausstellende Stelle des Originaldokuments senden, die sie innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags im elektronischen Register der Verwaltung oder der zuständigen Stelle übermitteln muss.
  • Wenn die interessierte Partei Papierdokumente einreicht, die in eine Verwaltungsakte aufgenommen werden sollen, muss die Verwaltung eine echte elektronische Kopie ausstellen.
Rechtlicher Kontext

Gesetz 39/2015

Artikel 27. Gültigkeit und Wirksamkeit von Kopien, die von öffentlichen Verwaltungen angefertigt werden.

„1. Jede öffentliche Verwaltung bestimmt die Stellen, denen die Befugnis übertragen wurde, beglaubigte Kopien öffentlicher Verwaltungsurkunden oder privater Urkunden auszustellen.
Beglaubigte Kopien privater Dokumente dienen nur administrativen Zwecken. Echte Kopien, die von einer öffentlichen Verwaltung erstellt wurden, sind in anderen Verwaltungen gültig.
Zu diesem Zweck können die Allgemeine Staatsverwaltung, die Autonomen Gemeinschaften und die lokalen Körperschaften durch einen qualifizierten Beamten oder durch eine automatisierte Verwaltungshandlung beglaubigte Kopien anfertigen.
Ein Register oder ein anderes gleichwertiges System muss auf dem neuesten Stand gehalten werden, das die zur Ausstellung beglaubigter Kopien befugten Beamten enthält, das vollständig interoperabel und mit denen anderer öffentlicher Verwaltungen verbunden sein muss, um die Gültigkeit dieser Genehmigung zu überprüfen. Dieses Registrierungs- oder gleichwertige System muss zumindest die Beamten umfassen, die Dienstleistungen in den Registrierungshilfestellen erbringen.
[...]
4. Interessierte Parteien können jederzeit die Ausstellung beglaubigter Kopien der öffentlichen Verwaltungsdokumente beantragen, die die öffentlichen Verwaltungen gültig ausgestellt haben. Der Antrag ist an die Stelle zu richten, die das Originaldokument ausgestellt hat, das mit Ausnahme der Ausnahmen, die sich aus der Anwendung des Gesetzes 19/2013 vom 9. Dezember ergeben, innerhalb von fünfzehn Tagen nach Eingang des Antrags ausgestellt werden muss das elektronische Register der Verwaltung oder der zuständigen Stelle.
Ebenso sind die öffentlichen Verwaltungen verpflichtet, beglaubigte elektronische Kopien aller Papierdokumente auszustellen, die von den interessierten Parteien vorgelegt werden und die in eine Verwaltungsakte aufgenommen werden müssen [...]. "
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