Die Dokumente, die die Bürger persönlich bei den Standesamtsbüros (OAMR) vorlegen, müssen gemäß den Bestimmungen der Artikel 16 und 27 des Gesetzes 39/2015 vom 1. Oktober des gemeinsamen Verwaltungsverfahrens der öffentlichen Verwaltungen digitalisiert werden ( LPACAP), für seine Aufnahme in die elektronische Verwaltungsakte, mit Rückgabe der Originale (unbeschadet der Annahmen, in denen die Norm seine Aufbewahrung bestimmt).

Andererseits sieht Artikel 16.4.b) des LPACAP vor, dass die Dokumente, die die interessierten Parteien an die Organe der öffentlichen Verwaltung senden, auch bei den Postämtern vorgelegt werden können, wie in den Vorschriften festgelegt.

Daher sind Papierdokumente, die von interessierten Parteien zur Verfügung gestellt werden, in der Regel digitalisiert zurückzugeben; in Fällen, in denen dies nicht möglich ist, müssen zum Beispiel postalisch eingegangene Unterlagen dennoch archiviert werden.

Die Aufbewahrung oder Nichtaufbewahrung dieser Dokumente und die Aufbewahrungszeit richten sich nach den Regeln der Archivierung und Dokumentenverwaltung.

Rechtlicher Kontext

Gesetz 39/2015

Artikel 16. Aufzeichnungen.

„[...] 4. Die Unterlagen, die die interessierten Parteien an die Organe der öffentlichen Verwaltung richten, können vorgelegt werden:

[...] b) Bei Postämtern, wie gesetzlich vorgeschrieben.

[...] 5. Persönlich bei den öffentlichen Verwaltungen eingereichte Dokumente müssen nach den Bestimmungen des Artikels 27 und anderen anwendbaren Vorschriften von der Meldehilfestelle digitalisiert werden, in der sie zur Aufnahme in die elektronische Verwaltungsakte eingereicht wurden, und die Originale müssen der interessierten Partei zurückgegeben werden, unbeschadet der Fälle, in denen die Vorschrift die Verwahrung der eingereichten Dokumente durch die Verwaltung bestimmt oder es zwingend erforderlich ist, Objekte oder Dokumente in einem bestimmten Medium vorzulegen, das nicht digitalisiert werden kann.

Artikel 28. Dokumente, die von den am Verwaltungsverfahren Beteiligten vorgelegt werden.

„[...] 3. Die Verwaltungen verlangen von interessierten Parteien nicht, dass sie Originaldokumente vorlegen, es sei denn, die anwendbaren Vorschriften sehen ausnahmsweise etwas anderes vor.

[...] 4. Wenn die Verwaltung ausnahmsweise und in Übereinstimmung mit den Bestimmungen dieses Gesetzes die interessierte Partei auffordert, ein Originaldokument einzureichen, und es sich um ein Papierformat handelt, muss die interessierte Partei „eine beglaubigte Kopie, in gemäß den Anforderungen des Artikels 27 vor ihrer elektronischen Übermittlung. Die resultierende elektronische Kopie muss diesen Umstand ausdrücklich widerspiegeln.

5. Ausnahmsweise, wenn die Relevanz des Dokuments im Verfahren dies erfordert oder wenn Zweifel an der Qualität der Kopie bestehen, können die Verwaltungen in begründeter Weise verlangen, dass die von der interessierten Partei vorgelegten Kopien verglichen werden verlangen, dass das Originaldokument oder die Originalinformationen angezeigt werden. "

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