Der Paradigmenwechsel, der mit der Digitalisierung des Melderegisters und der Transformation der Meldehilfestellen (BAMR) einhergeht, zwingt dazu, eine neue Organisations- bzw. Arbeitsform zu etablieren, bei der nicht mehr erwartet wird, dass der Papieraktenordner ankommt, sondern das die Datei fließt auf elektronischem Weg.

Um diese elektronische Verarbeitung zu gewährleisten, müssen mindestens die folgenden Aspekte berücksichtigt werden:

  • Identifizieren Sie die Verantwortlichen für jeden Bereich, der für die Annahme oder Ablehnung der vom OAMR zugewiesenen Einträge verantwortlich ist.
  • Die Liste der Verantwortlichen muss die Ferienzeiten berücksichtigen und die Personen benennen, die diese Aufgabe zu erledigen haben, wenn die Verantwortlichen dieser Verantwortung nicht anwesend sind.
  • Es ist ratsam, die Höchstfrist für den Zugang und die Verteilung dieser Dokumentation mittels eines ordnungsrechtlichen Instruments (Erlass des Bürgermeisters, Anweisungen des Sekretariats usw.) festzulegen.
  • Nach Annahme der Einreisebelege sind diese dem Verfahrensverantwortlichen zuzuordnen. Daher müssen Postfächer in der von jeder Organisation bereitgestellten Verarbeitungsplattform aktiviert werden, damit öffentliche Bedienstete über Rollen auf die zur Verarbeitung anstehenden Einträge und Dateien zugreifen können.
Rechtlicher Kontext

Gesetz 39/2015:

Artikel 16. Aufzeichnungen.

„1. Jede Verwaltung muss über ein allgemeines elektronisches Register verfügen, in dem alle von Verwaltungsorganen, öffentlichen Einrichtungen oder Einrichtungen, die mit ihnen verbunden oder von ihnen abhängig sind, eingereichten oder empfangenen Dokumente erfasst werden müssen. Es kann auch erfasst werden an andere Stellen oder Personen.

Die öffentlichen Stellen, die mit jeder Verwaltung verbunden oder von ihr abhängig sind, können ihr eigenes elektronisches Register haben, das vollständig interoperabel und mit dem allgemeinen elektronischen Register der Verwaltung, von der es abhängig ist, verbunden ist.

Das allgemeine elektronische Register jeder Verwaltung muss als Portal fungieren, das den Zugang zu den elektronischen Registern jeder Stelle erleichtert. Sowohl das allgemeine elektronische Register jeder Verwaltung als auch die elektronischen Register jeder Stelle müssen die Garantien und Sicherheitsmaßnahmen einhalten, die in den Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten vorgesehen sind.

Die Vorschriften über die Einrichtung elektronischer Register sind im entsprechenden Amtsblatt zu veröffentlichen und der vollständige Wortlaut muss in der elektronischen Registerzugangsstelle einsehbar sein. In jedem Fall müssen die Vorschriften für die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen die für ihre Verwaltung zuständige Stelle oder Einheit sowie das offizielle Datum und die offizielle Uhrzeit und die als arbeitsfreie Tage deklarierten Tage angeben.

Die elektronische Zugangsstelle für jedes Register muss die aktualisierte Liste der Verfahren enthalten, die eingeleitet werden können.

2. Abrechnungen sind in der Reihenfolge des Eingangs oder der Absendung der Urkunden zu verbuchen und mit Datum des Ausstellungstages zu versehen. Nach Abschluss des Registrierungsverfahrens sind die Unterlagen aus dem Register, in dem sie eingegangen sind, unverzüglich an ihre Empfänger und an die entsprechenden Verwaltungseinheiten zu übersenden. "

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