Artikel 27 des Gesetzes 39/2015 vom 1. Oktober über das gemeinsame Verwaltungsverfahren der öffentlichen Verwaltungen (LPACAP) legt die Bedingungen für die Gültigkeit und Wirksamkeit von Kopien von Dokumenten fest, die von öffentlichen Verwaltungen ausgestellt werden. Diese müssen insbesondere den Bestimmungen des National Security Scheme, des National Interoperability Scheme, den Interoperability Technical Standards und den in Artikel 27.3 vorgesehenen Regeln entsprechen.

Die Anforderungen an die Kopien sind im Folgenden nach dem Quellformat des Originaldokuments zusammengefasst, unter besonderer Berücksichtigung der schwer verständlicher formulierten Regel in Abschnitt 27.3.d).

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(*) Für die Ausstellung einer echten Papierkopie eines Originalpapiers ist Folgendes erforderlich:

  1. Erstellen Sie eine originalgetreue Kopie des Originalpapiers gemäß den Bedingungen des Dokuments in Regel 27.1.b.
  2. Sobald die echte elektronische Kopie erstellt wurde, kann die Lieferung an die Person erfolgen, die sie anfordert:
  • Erstellen einer Papierkopie des erstellten elektronischen Dokuments gemäß Regel 27.1.c (der Zustand der Kopie und der CSV-Code müssen erscheinen).
  • Durch Anfertigung einer elektronischen Kopie einer beglaubigten Kopie in diesem Format (z. B. in der Bürgermappe).

Diese Dokumente müssen in der elektronischen Geschäftsstelle der die Kopie ausstellenden Verwaltung mit dem verwendeten Prüfsystem (z. B. CSV) prüfbar sein.

Rechtlicher Kontext

Gesetz 39/2015:

Artikel 27. Gültigkeit und Wirksamkeit von Kopien, die von öffentlichen Verwaltungen angefertigt werden.

„2. Von den zuständigen Stellen der öffentlichen Verwaltung auf beliebigem Medium angefertigte Kopien, bei denen die Identität der Stelle, die die Kopie angefertigt hat, garantiert ist, gelten als authentische Kopie eines öffentlichen Verwaltungsdokuments oder eines privaten Dokuments. Beglaubigte Kopien haben die gleiche Gültigkeit und Wirksamkeit wie die Originaldokumente.

3. Um die Identität und den Inhalt elektronischer oder Papierkopien und damit ihre Authentizität zu gewährleisten, müssen die öffentlichen Verwaltungen die Bestimmungen des Nationalen Interoperabilitätsprogramms, des Nationalen Sicherheitssystems und seiner technischen Entwicklungsregeln sowie Folgendes einhalten Regeln:

a) Elektronische Kopien eines elektronischen Originaldokuments oder einer authentischen elektronischen Kopie, mit oder ohne Formatänderung, müssen die Metadaten enthalten, die den Kopiezustand akkreditieren und die beim Abrufen des Dokuments sichtbar gemacht werden.

b) Elektronische Kopien von Dokumenten auf Papier oder anderen nicht-elektronischen Medien, die digitalisiert werden können, setzen voraus, dass das Dokument digitalisiert wurde, und müssen Metadaten enthalten, die seinen Zustand als Kopie belegen und beim Einsehen des Dokuments angezeigt werden. Unter Digitalisierung wird der technologische Prozess verstanden, der es ermöglicht, ein Dokument auf Papier oder anderen nicht elektronischen Medien in eine elektronische Datei umzuwandeln, die das verschlüsselte, genaue und vollständige Abbild des Dokuments enthält.

c) Papierkopien elektronischer Dokumente erfordern die Aufnahme der Kopierbedingung und müssen einen elektronisch generierten Code oder ein anderes Verifizierungssystem enthalten, um die Echtheit der Kopie durch Zugriff auf die elektronischen Dateien der ausstellenden öffentlichen Stelle oder Stelle zu überprüfen.

d) Papierkopien von Originaldokumenten, die auf diesem Medium ausgestellt wurden, müssen durch eine authentische Papierkopie des elektronischen Dokuments im Besitz der Verwaltung oder durch eine elektronische Manifestation, die eine Kopie enthält, vorgelegt werden.

Zu diesem Zweck veröffentlichen die Verwaltungen über das entsprechende elektronische Büro die sicheren Verifizierungscodes oder jedes andere verwendete Verifizierungssystem.“

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