Tal y como dispone el artículo 27.1 de Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas (LPACAP), cada Administración pública debe determinar los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.

A continuación, el apartado 4 del mismo artículo establece cuáles son las competencias de estos empleados:

  • La expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos válidamente emitidos por las Administraciones públicas, cuando lo solicita la persona interesada. En este caso el funcionario habilitado para la expedición de las copias auténticas sólo podrá efectuarlas si tiene atribuida esta potestad por el órgano que emitió el documento original. En caso contrario, deberá remitir la solicitud al órgano emisor del documento original, quien deberá expedirlas en el plazo de 15 días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico del Administración u organismo competente.
  • Cuando la persona interesada presente documentos en papel a incorporar en un expediente administrativo, la Administración deberá expedir copia electrónica auténtica.
Contexto Legal

Ley 39/2015

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias efectuadas por las administraciones públicas.

1. Cada Administración pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.
Las auténticas copias de documentos privados únicamente tendrán efectos administrativos. Las copias auténticas efectuadas por una Administración pública tienen validez en el resto de administraciones.
A estos efectos, la Administración General del Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales podrán efectuar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.
Se mantendrá actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde consten los funcionarios habilitados para expedir copias auténticas, que deben ser plenamente interoperables y estar interconectados con los del resto de administraciones públicas, a efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente deben constar, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.
[...]
4. Los interesados pueden solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que las administraciones públicas hayan emitido válidamente. La solicitud debe dirigirse al órgano que emitió el documento original, que debe expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u organismo competente.
Asimismo, las administraciones públicas están obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que deba incorporarse a un expediente administrativo [...]. "
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