De acuerdo con la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas (LPACAP), las Administraciones públicas (AAPP) no deben requerir a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable, que hayan sido elaborados por cualquier Administración o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración.

Como cuestión previa, es importante que todas las AAPP realicen con anterioridad un trabajo de revisión de todos los trámites que tienen a disposición de la ciudadanía, para identificar aquella documentación que no debe requerirse porque obra en poder de cualquier AAPP y que formarán parte del Catálogo de Datos y Documentos Interoperables que debe elaborar cada AAPP. En este caso, es conveniente que la descripción del trámite incorpore la documentación asociada al procedimiento que ya está en poder de la AAPP, evitando así que deba aportarla el interesado.

No obstante, podemos encontrar que la persona interesada debe aportar una documentación de carácter privado, y alega que ya la ha presentado en otra Administración pública.

Para poder contemplar este supuesto en la tramitación ordinaria, será necesario incluir en los formularios de solicitud un apartado en el que el interesado pueda manifestar este hecho, indicándonos ante qué órgano administrativo presentó los documentos mencionados. También puede ser útil a efectos de localizar la documentación, que el interesado indique en el formulario el número de registro de entrada del documento o la fecha de presentación.

Contexto Legal

Ley 39/2015:

Artículo 28. Documentos aportados por los interesados en el procedimiento administrativo.

“3. Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.

Asimismo, las administraciones públicas no requerirán a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el interesado debe indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo presentó los documentos mencionados, y las administraciones públicas deben solicitarlos electrónicamente a través de sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto. Se presume que esta consulta es autorizada por los interesados salvo que en el procedimiento conste su oposición expresa o que la ley especial aplicable requiera un consentimiento expreso; en ambos casos, se les informará previamente de sus derechos en materia de protección de datos de carácter personal. Excepcionalmente, si las administraciones públicas no pueden obtener los documentos mencionados, pueden pedir de nuevo al interesado que los aporte.”

Artículo 53. Derechos de los interesados en el procedimiento administrativo

“1. Además del resto de derechos previstos en esta Ley, los interesados en un procedimiento administrativo tendrán los siguientes derechos:

[...]

d) A no presentar datos y documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, que ya estén en poder de las administraciones públicas o que hayan sido elaborados por éstas. [...]”

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