Los documentos que la ciudadanía presente de forma presencial en las Oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR) deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo establecido en los artículos 16 y 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas (LPACAP), para su incorporación al expediente administrativo electrónico, con devolución de los originales (sin perjuicio de los supuestos en los que la norma determina su custodia).

Por otra parte, el artículo 16.4.b) de la LPACAP dispone que los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones públicas pueden presentarse, también en las oficinas de correos, tal y como se establezca reglamentariamente.

Por tanto, como regla general, los documentos en papel que aporten las personas interesadas deberán devolverse una vez digitalizados; en casos en que esto no será posible, por ejemplo, los documentos recibidos por correo postal, seguirá siendo necesario su archivo.

La conservación o no de estos documentos y el tiempo de conservación será la que establezcan las normas de archivística y gestión documental.

Contexto Legal

Ley 39/2015

Artículo 16. Registros.

"[...] 4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las administraciones públicas se pueden presentar:

[...] b) En las oficinas de correos, tal y como se establezca reglamentariamente.

[...] 5. Los documentos presentados de forma presencial ante las administraciones públicas deben ser digitalizados, de acuerdo con lo que prevé el artículo 27 y otras normativas aplicables, por la oficina de asistencia en materia de registros en que se hayan presentado para su incorporación al expediente administrativo electrónico, y los originales deben devolverse al interesado, sin perjuicio de los supuestos en los que la norma determine la custodia por parte de la Administración de los documentos presentados o sea obligatorio presentar objetos o documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización."

Artículo 28. Documentos aportados por los interesados en el procedimiento administrativo.

"[...] 3. Las administraciones no deben exigir a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.

[...] 4. Si con carácter excepcional, y de acuerdo con lo previsto en esta Ley, la Administración solicitará al interesado que presente un documento original y éste estuviera en formato papel, el interesado deberá obtener una copia auténtica, según los requisitos establecidos en el artículo 27, con carácter previo a su presentación electrónica. La copia electrónica resultante debe reflejar expresamente esta circunstancia.

5. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las administraciones podrán solicitar de forma motivada la comparación de las copias aportadas por el interesado, para la que esto pueden requerir que se exhiba el documento o la información original. "

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