El cambio de paradigma que supone la digitalización del registro de entrada y la transformación de las oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR), obliga a establecer una nueva forma de organización o trabajo en la que ya no se espera que llegue la carpeta del expediente en papel, sino que el expediente fluye por medios electrónicos.

Para garantizar esta tramitación electrónica, habrá que tener presente, como mínimo, los siguientes aspectos:

  • Identificar a los responsables de cada ámbito encargados de aceptar o rechazar las entradas asignadas desde las OAMR.
  • En la lista de responsables habrá que tener presentes los períodos de vacaciones e identificar a las personas que tendrán que realizar esta tarea cuando no estén las personas titulares de esta responsabilidad.
  • Es conveniente articular mediante algún instrumento normativo (Decreto Alcaldía, Instrucción Secretaría, etc.), el plazo máximo para acceder y distribuir esta documentación.
  • Una vez aceptados los registros de entrada, será necesario asignar su tramitación a la persona responsable de ese procedimiento. Por tanto, habrá que habilitar unos buzones de trabajo en la plataforma de tramitación que disponga cada organización, para que los empleados públicos puedan acceder, mediante roles, a las entradas y expedientes pendientes de tramitar.
Contexto Legal

Ley 39/2015:

Artículo 16. Registros.

1. Cada Administración dispondrá de un registro electrónico general, en el que se asientará todo documento que se presente o reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad vinculados o dependientes de los mismos. También podrá anotarse. la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

Los organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración pueden disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el registro electrónico general de cuya Administración depende.

El registro electrónico general de cada Administración funcionará como un portal que facilite el acceso a los registros electrónicos de cada organismo. Tanto el registro electrónico general de cada Administración como los registros electrónicos de cada organismo deben cumplir las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.

Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial correspondiente, y el texto íntegro estará disponible para su consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados inhábiles.

En la sede electrónica de acceso a cada registro debe figurar la relación actualizada de trámites que se pueden iniciar.

2. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, indicando la fecha del día en que se produzcan. Una vez concluido el trámite de registro, es necesario cursar los documentos sin dilación a sus destinatarios ya las unidades administrativas correspondientes desde el registro en el que se hayan recibido. "

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