Más allá de los requerimientos que la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas (LPACAP), el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad establecen para el proceso de digitalización (entendiendo este proceso como las variables a tener en cuenta a la hora de configurar la máquina de escaneo), en la práctica, habrá que tomar una serie de decisiones de cariz organizativo para desplegar y establecer las reglas de juego de la digitalización de la documentación, principalmente en las oficinas de asistencia en materia de registro (OAMR). En definitiva, resulta muy recomendable reglamentar el procedimiento de digitalización.
Una buena fórmula jurídica para ello es a través de una Instrucción aprobada por resolución de alcaldía. La instrucción de registro de entrada debería contemplar aspectos clave del proceso de digitalización como:
- Número de documentos/páginas a digitalizar desde el frente office de las oficinas de asistencia en materia de registro.
- Qué plazo es necesario establecer para digitalizar documentación.
- Qué documentación no es necesario escanear desde el registro de entrada.
- Qué hacer con la documentación que se ha dejado en custodia de la Administración para ser escaneada una vez pasado el plazo establecido para su recogida por parte de su propietario.
- Qué unidades deben ser habilitadas para realizar copias auténticas más allá de la oficina de asistencia en materia de registros.
A modo de ejemplo, le facilitamos la Instrucción de registro aprobada por el Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat:
Download (PDF, 899KB)
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Contexto Legal
Ley 39/2015
Artículo 16. Registros .
"5. Los documentos presentados de manera presencial ante las administraciones públicas deben ser digitalizados, de acuerdo con lo que prevé el artículo 27 y otras normativas aplicables, por la oficina de asistencia en materia de registros en que se hayan presentado para su incorporación al expediente administrativo electrónico, y los originales deben devolverse al interesado, sin perjuicio de los supuestos en los que la norma determine la custodia por parte de la Administración de los documentos presentados o sea obligatorio presentar objetos o documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.
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