La Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas (LPACAP) establece por un lado, que una de las vías de presentación de documentación por parte de los interesados en las Administraciones públicas son las oficinas de correos, y por otro, que con carácter general los documentos que los interesados hayan aportado al procedimiento de forma presencial deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros (OAMR) para su incorporación al expediente administrativo electrónico. Los originales serán devueltos al interesado, sin perjuicio de los supuestos en los que la norma determine la custodia por parte de la Administración de los documentos presentados o sea obligatorio presentar objetos o documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización.

Por tanto, la LPACAP no resuelve qué deben hacer en la práctica las OAMR con la documentación que habiendo llegado por correo postal hayan digitalizado.

Para la resolución de esta cuestión habría que utilizar las herramientas de gestión documental. En este sentido, debería considerarse las Tablas de Evaluación y Acceso Documental (TAAD) aplicables para determinar la relevancia de la documentación, así como la necesidad de conservación o destrucción de la misma.

La simplificación en esta materia podría llegar también si esta normativa se aplicara a las oficinas de correos y por tanto, a la documentación que llegara a las OAMR por medios electrónicos.

Contexto Legal

Ley 39/2015

Artículo 16. Registros

“4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las administraciones públicas se pueden presentar:

a) En el registro electrónico de la Administración u organismo al que se dirijan, así como en el resto de registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a que se refiere el artículo 2.1.

b) En las oficinas de correos, tal y como se establezca reglamentariamente.

c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero. d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. [...]”

5. Los documentos presentados de forma presencial ante las administraciones públicas deben ser digitalizados, de acuerdo con lo que prevé el artículo 27 y otras normativas aplicables, por la oficina de asistencia en materia de registros en las que se hayan presentado para su incorporación al expediente administrativo electrónico, y los originales deben devolverse al interesado, sin perjuicio de los supuestos en que la norma determine la custodia por parte de la Administración de los documentos presentados o sea obligatorio presentar objetos o documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.”

Artículo 28. Documentos aportados por los interesados en el procedimiento administrativo.

“1. Los interesados deben aportar al procedimiento administrativo los datos y los documentos exigidos por las administraciones públicas de acuerdo con lo que dispone la normativa aplicable. Asimismo, los interesados pueden aportar cualquier otro documento que consideren conveniente.”

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