El artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas (LPACAP) establece las condiciones de validez y eficacia de las copias de documentos emitidas por las Administraciones públicas . En concreto, éstas deben ajustarse a lo que disponen el Esquema Nacional de Seguridad, el Esquema Nacional de Interoperabilidad, las Normas Técnicas de Interoperabilidad ya las reglas previstas por el artículo 27.3.

Se resumen a continuación los requerimientos de las copias en función del formato de origen del documento original, prestando especial atención a la regla del apartado 27.3.d), que tiene un redactado de más difícil comprensión.

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(*) Para la expedición de una copia auténtica papel de un original papel es necesario:

  1. Realizar una copia auténtica del original papel en los términos de la regla 27.1.b, es decir, la conversión, mediante la digitalización, del original papel a copia auténtica electrónica, con indicación del metadato “copia” visible en el documento.
  2. Una vez generada la copia auténtica electrónica, la entrega a quien la solicita se podrá realizar:
  • Realizando una copia papel del documento electrónico que se ha generado, de acuerdo con la regla 27.1.c (debe figurar la condición de copia y el código CSV).
  • A través de la puesta de manifiesto electrónica de una copia auténtica en este formato (en la carpeta ciudadana, por ejemplo).

Es necesario que estos documentos se puedan verificar en la sede electrónica de la Administración que expide la copia haciendo uso del sistema de verificación utilizado (p.ex CSV).

Contexto Legal

Ley 39/2015:

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias efectuadas por las administraciones públicas.

2. Tienen la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las copias efectuadas, en el apoyo que sea, por los órganos competentes de las administraciones públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha efectuado la copia y su contenido: Las copias auténticas tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales.

3. Para garantizar la identidad y el contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las administraciones públicas deben ajustarse a lo que prevén el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como en las siguientes reglas:

a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, incluirán los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización requieren que el documento haya sido digitalizado, y deben incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento . Se entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un archivo electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requieren que figure la condición de copia, y deben contener un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación que permita contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos de el órgano u organismo público emisor.

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante copia auténtica en papel del documento electrónico que esté en poder de la Administración, o bien mediante puesta de manifiesto electrónica que contenga una copia auténtica del documento original.

A estos efectos, las administraciones harán públicos, a través de la correspondiente sede electrónica, los códigos seguros de verificación o cualquier otro sistema de verificación utilizado."

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