Hasta ahora, una práctica habitual en la tramitación de expedientes en papel era incorporar un sello a los proyectos de obras, bases de procedimientos selectivos, pliegos de cláusulas administrativas y prescripciones técnicas de contratación pública, etc., una vez habían sido aprobados por el órgano competente a estos efectos. El sello, a modo de diligencia, estaba firmado por el Secretario/Secretaria e indicaba la sesión del órgano colegiado que había aprobado el documento concreto.
Con el paso a la tramitación electrónica se cuestiona esta práctica (no establecida por la normativa), puesto que incluso se está dando la incongruencia de imprimir documentos electrónicos para poner este sello y volverlos a digitalizar para publicarlos en el Perfil de contratante, por ejemplo.
En estos casos se debería, por tanto, incorporar como nueva forma de funcionamiento los siguientes criterios:
- No diligenciar la documentación que se adjunta a una plataforma electrónica cuando ya dispone tanto de los metadatos como de los sellos electrónicos correspondientes para garantizar la autenticidad de la información y documentación publicadas (Perfil contratante, eTauler, diarios oficiales, etc.).
- Implementar mecanismos que permitan realizar esta diligencia por medios electrónicos incorporando la fecha de aprobación, para toda la documentación a entregar a los interesados una vez aprobados por el órgano correspondiente, tales como proyectos de obras, actividades, etc. . Otra cuestión es la necesidad de que siga firmando el Secretario/Secretaria, acto que puede sustituirse fácilmente por una Actuación Administrativa Automatizada.
El servicio Copia que ofrece la AOC incorpora a la copia electrónica auténtica un identificador unívoco y la denominación completa del documento en todas y cada una de las páginas del documento generado; además, también permite firmar electrónicamente la copia generada utilizando diversos mecanismos de firma según las necesidades de cada ente (tan sólo constará en la primera página del documento).
