La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas (LPACAP) determina que las Administraciones públicas deben disponer de dos registros (u otro sistema equivalente), que permitan dejar constancia:

  1. de los funcionarios habilitados para efectuar copias auténticas, de forma que garantice que éstas se han expedido adecuadamente; y,
  2. de los funcionarios dedicados a asistir a los interesados en el uso de medios electrónicos a los interesados.

En este último supuesto, el artículo 12.2 de la LPACAP concreta y desarrolla esta habilitación, especificando que si un interesado no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación y firma podrá ser válidamente realizada por un funcionario público por medio de su firma electrónica.

A estos efectos, de acuerdo con el precepto indicado, será necesario que el interesado que no disponga de estos medios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para la actuación concreta, que deberá ser conservada por dejar constancia en casos de discrepancia o litigio.

Para desarrollar esta obligación, las Administraciones públicas deben:

  1. Crear un sistema de registro de estos empleados públicos, que podría ser una base de datos con las identificaciones de los empleados en cuestión o que los usuarios de las aplicaciones asociadas al registro de entrada y Copia se consideren automáticamente miembros del registro de empleados públicos habilidades.
  2. Aprobar este registro mediante decreto de Alcaldía, en el que conste la habilitación del Secretario/a de la Corporación y el nombramiento de los miembros de este registro.
  3. Tener presente que en este registro o sistema equivalente debe constar, como mínimo, los empleados que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.
Contexto Legal

Ley 39/2015

Artículo 12. Asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados.

1. Las administraciones públicas deben garantizar que los interesados se puedan relacionar con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que deben poner a su disposición los canales de acceso que sean necesarios así como los sistemas y las aplicaciones que se determinen en cada caso.
2. Las administraciones públicas deben asistir en el uso de medios electrónicos los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 que así lo soliciten, especialmente en lo que se refiere a la identificación y firma electrónica, la presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y la obtención de copias auténticas.

Asimismo, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá efectuarla de forma válida un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para esto. En este caso, es necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, hecho del que debe quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

3. La Administración General del Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales mantendrán actualizado un registro, u otro sistema equivalente, en el que consten los funcionarios habilitados para la identificación o firma regulada en este artículo. Estos registros o sistemas deben ser plenamente interoperables y estar interconectados con los del resto de administraciones públicas, a efectos de comprobar la validez de dichas habilitaciones.

En este registro o sistema equivalente deben constar al menos los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros."

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias efectuadas por las administraciones públicas

1. Cada Administración pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.

Las copias auténticas de documentos privados únicamente tendrán efectos administrativos. Las copias auténticas efectuadas por una Administración pública tienen validez en el resto de administraciones.

A estos efectos, la Administración General del Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales podrán efectuar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

Se mantendrá actualizado un registro, u otro sistema equivalente, en el que consten los funcionarios habilitados para expedir copias auténticas, que serán plenamente interoperables y estar interconectados con los del resto de administraciones públicas, a efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente deben constar, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros. [...]"

Disposición final séptima. Entrada en vigor.

"La presente Ley entrará en vigor al año de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

Sin embargo, las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producen efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley."
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