Jusqu'à ce que chaque entité locale dispose du registre électronique général des procurations (au plus tard le 2 avril 2021), il faudra articuler des mécanismes pour pouvoir accréditer cette représentation :
- Il faudra prévoir dans les formulaires de chaque procédure, en cas d'agir au nom du demandeur, quelle est la manière dont cette représentation est accréditée. Par exemple:
- Dans certains cas, l'application du caractère littéral de la Loi implique que des démarches qui étaient auparavant effectuées immédiatement par les bureaux d'assistance en matière d'enregistrements (types de travaux minimaux informés, occupations ponctuelles de la voie publique pour les enlèvements, sacs de gravats... ), dans laquelle l'accréditation de la représentation n'était pas expressément demandée, l'entrée en vigueur de la nouvelle réglementation obligerait à l'accréditer même dans ces cas, ce qui impliquerait une augmentation des charges administratives pour les citoyens.
Une solution possible serait de maintenir la simplification de son traitement dans ces cas, en incorporant une déclaration responsable en relation avec l'accréditation de la représentation et la vérification ultérieure par l'organisme de traitement, le cas échéant.
Lorsque nous disposons du registre électronique général des procurations, nous devons :
- Les procurations en matière de registres peuvent être accordées par procuration apud acta en personne, en enregistrant cette procuration au registre.
- Les parties intéressées peuvent également accorder une procuration électronique par le biais du siège électronique, en utilisant des systèmes de signature électronique, et les procédures mises à leur disposition doivent inclure la connexion à ce registre pour vérifier l'accréditation.
Un cas spécifique est celui de la représentation d'un président d'une entité : dans le cas où l'entité est inscrite au registre municipal des entités, l'organisme local, en application de l'art. 28 La loi 39/2015, du 1er octobre, sur la procédure administrative commune des administrations publiques, doit vérifier la représentation dans ce registre. Cette obligation peut être l'occasion de mettre à jour les registres municipaux des entités locales.
Loi 39/2015 :
Article 5. Représentation.
"3. La représentation doit être accréditée pour faire des demandes, soumettre des déclarations ou des communications responsables, déposer des recours, retirer des actions et renoncer à des droits au nom d'une autre personne. Pour les actes et poursuites simples, cette représentation est présumée.
4. La représentation peut être accréditée par tout moyen légal valable laissant une trace fiable de son existence.
À ces fins, la représentation faite par procuration "apud acta" faite par comparution personnelle ou par comparution électronique au siège électronique correspondant, ou par l'accréditation de son inscription au registre électronique des procurations de l'Administration, s'entend comme accréditée public compétent.
5. L'organisme compétent pour traiter la procédure doit inclure dans le dossier administratif l'accréditation de la qualité de représentant et des pouvoirs qu'il a alors reconnus. Le document électronique accréditant le résultat de la consultation dans le registre électronique correspondant des procurations a la condition d'accréditation à ces fins.
6. L'absence d'accréditation ou l'insuffisance d'accréditation de la représentation n'empêche pas que l'acte en question soit tenu pour acquis, à condition qu'il soit fourni ou que le défaut soit réparé dans un délai de dix jours. , ou d'une durée plus longue lorsque les circonstances de l'espèce l'exigent. »
Article 6. Registres électroniques des procurations.
"1. L'administration générale de l'État, les communautés autonomes et les entités locales disposent d'un registre électronique général des procurations, dans lequel au moins celles de nature générale accordées" apud acta ", en personne ou par voie électronique, par la personne qui a la qualité d'intéressé à une procédure administrative en faveur d'un mandataire, pour agir en son nom devant les administrations publiques. Il doit également y avoir la validation de la procuration. Au niveau de l'Etat, ce registre est le registre électronique des pouvoirs procureur de l'administration générale de l'État. ”
La solution doit garantir que le dispositif légal soit un registre pleinement interopérable avec d'autres registres, permettant la consultation d'autres registres administratifs similaires, le registre du commerce, le registre foncier et les protocoles notariés, qui ont également l'obligation d'être interopérables avec les registres généraux et notamment les enregistrements électroniques des procurations.
Les entrées dans ces enregistrements doivent contenir au moins les informations suivantes :
a) Nom et prénom ou dénomination ou raison sociale, document national
d'identité, numéro d'identification fiscale ou document équivalent de la procuration.
b) Nom et prénoms ou dénomination ou raison sociale, pièce d'identité nationale, numéro d'identification fiscale ou document équivalent du mandataire.
c) Date d'inscription
d) Période de temps pour laquelle le pouvoir est accordé.
e) Type de puissance
Types de pouvoirs :
a) Un pouvoir général
b) Une procuration afin que le mandataire puisse agir au nom du mandataire dans toute action administrative devant une administration ou un organisme spécifique
c) Une procuration afin que le mandataire puisse agir au nom de la procuration uniquement pour l'exécution de certaines procédures spécifiées dans la procuration.