Conformément à l'article 27.1 de la loi 39/2015, du 1er octobre, sur la procédure administrative commune des administrations publiques (LPACAP), chaque administration publique doit déterminer les organes qui ont le pouvoir de délivrer des copies authentiques des actes publics administratifs ou privés.

Ensuite, la section 4 du même article précise les compétences de ces salariés :

  • La délivrance de copies authentiques des documents publics administratifs valablement délivrés par les Administrations Publiques, à la demande de la personne concernée. Dans ce cas, le fonctionnaire habilité à délivrer les copies authentiques ne peut les établir que s'il a été investi de ce pouvoir par l'organisme qui a délivré l'original de l'acte. Sinon, vous devez envoyer la demande à l'organisme émetteur du document original, qui doit les envoyer dans les 15 jours suivant la réception de la demande dans le registre électronique de l'administration ou de l'organisme compétent.
  • Lorsque l'intéressé présente des documents papier destinés à être versés dans un dossier administratif, l'Administration doit en délivrer une copie électronique conforme.
Contexte juridique

Loi 39/2015

Article 27. Validité et effectivité des copies faites par les administrations publiques.

"1. Chaque administration publique détermine les organes auxquels sont attribués les pouvoirs de délivrer des copies authentiques des actes publics administratifs ou privés.
Les copies authentiques des documents privés sont uniquement à des fins administratives. Les copies authentiques faites par une administration publique sont valables dans les autres administrations.
À ces fins, l'Administration générale de l'État, les Communautés autonomes et les entités locales peuvent faire des copies authentiques par l'intermédiaire d'un fonctionnaire qualifié ou au moyen d'un acte administratif automatisé.
Un registre, ou tout autre système équivalent, doit être tenu à jour, contenant les agents habilités à délivrer des copies authentiques, qui doivent être pleinement interopérables et interconnectés avec ceux des autres administrations publiques, aux fins de vérifier la validité de ladite autorisation. Ce système d'inscription ou équivalent doit inclure au moins les fonctionnaires qui fournissent des services dans les bureaux d'aide à l'inscription.
[...]
4. Les intéressés peuvent demander, à tout moment, la délivrance de copies authentiques des actes publics administratifs que les administrations publiques ont valablement délivrés. La demande doit être adressée à l'organisme qui a délivré le document original, qui doit être délivré, à l'exception des exceptions découlant de l'application de la loi 19/2013, du 9 décembre, dans le délai de quinze jours à compter de la réception de la demande en le registre électronique de l'administration ou de l'organisme compétent.
De même, les administrations publiques sont tenues de délivrer des copies électroniques authentiques de tout document papier présenté par les intéressés et qui doit être joint à un dossier administratif [...]. "
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