Les documents que les citoyens présentent en personne aux bureaux d'assistance au registre (OAMR) doivent être numérisés, conformément aux dispositions des articles 16 et 27 de la loi 39/2015, du 1 octobre, de la procédure administrative commune des administrations publiques ( LPACAP), pour son incorporation dans le dossier administratif électronique, avec restitution des originaux (sans préjudice des suppositions dans lesquelles la norme détermine sa garde).

D'autre part, l'article 16.4.b) de la LPACAP prévoit que les documents que les intéressés envoient aux organes des Administrations Publiques peuvent être présentés, également aux bureaux de poste, comme prévu par la réglementation.

Ainsi, en règle générale, les documents papier fournis par les intéressés doivent être restitués une fois numérisés ; dans les cas où cela ne sera pas possible, par exemple, les documents reçus par la poste devront tout de même être archivés.

La conservation ou non de ces documents et la durée de conservation seront celles établies par les règles d'archivage et de gestion documentaire.

Contexte juridique

Loi 39/2015

Article 16. Registres.

"[...] 4. Les documents que les intéressés adressent aux organes des administrations publiques peuvent être présentés :

[...] b) Dans les bureaux de poste, tels qu'établis par règlement.

[...] 5. Les documents remis en personne aux administrations publiques doivent être numérisés, conformément aux dispositions de l'article 27 et des autres règlements applicables, par le bureau d'aide à l'inscription dans lequel ils ont été déposés pour incorporation au dossier administratif électronique, et les originaux doivent être restitués à l'intéressé, sans préjudice des cas dans lesquels la règle détermine la garde par l'administration des documents présentés ou il est obligatoire de présenter des objets ou des documents sur un support spécifique non numérisable. "

Article 28. Documents fournis par les personnes intéressées par la procédure administrative.

"[...] 3. Les Administrations n'exigent pas des intéressés la production de documents originaux à moins que, exceptionnellement, la réglementation applicable n'en dispose autrement.

[...] 4. Si, à titre exceptionnel et conformément aux dispositions de la présente loi, l'Administration demande à l'intéressé de produire un document original et que celui-ci est au format papier, l'intéressé doit « en obtenir une copie authentique, en conformément aux exigences prévues à l'article 27, préalablement à sa transmission électronique. La copie électronique qui en résulte doit expressément refléter cette circonstance.

5. Exceptionnellement, lorsque la pertinence du document dans la procédure l'exige ou qu'il existe des doutes sur la qualité de la copie, les administrations peuvent demander de manière motivée la comparaison des copies fournies par l'intéressé, pour lesquelles exiger que le document ou les informations originaux soient affichés. "

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