Le changement de paradigme qu'implique la numérisation du registre des entrées et la transformation des bureaux d'aide à l'inscription (OAMR), oblige à mettre en place une nouvelle forme d'organisation ou de travail dans laquelle il n'est plus attendu que le dossier papier arrive, mais que le dossier circule par voie électronique.

Pour garantir ce traitement électronique, il est nécessaire de garder à l'esprit, au moins, les aspects suivants :

  • Identifier les responsables de chaque domaine chargé d'accepter ou de rejeter les entrées attribuées par l'OAMR.
  • La liste des personnes responsables doit tenir compte des périodes de vacances et identifier les personnes qui auront à faire cette tâche lorsque les personnes en charge de cette responsabilité ne seront pas là.
  • Il convient d'articuler, au moyen d'un texte réglementaire (Arrêté du Maire, instruction du Secrétariat, etc.), le délai maximum d'accès et de diffusion de cette documentation.
  • Une fois les fiches d'entrée acceptées, elles doivent être attribuées à la personne en charge de cette procédure. Par conséquent, il sera nécessaire d'activer les boîtes aux lettres dans la plate-forme de traitement fournie par chaque organisation, afin que les employés publics puissent accéder, via des rôles, aux entrées et aux fichiers en attente de traitement.
Contexte juridique

Loi 39/2015 :

Article 16. Registres.

« 1. Chaque Administration doit disposer d'un registre électronique général, dans lequel doivent être enregistrés tous les documents présentés ou reçus par tout organisme administratif, organisme public ou entité lié à ou dépendant d'eux. Il peut également être enregistré la sortie des documents officiels adressés à d'autres organismes ou individus.

Les organismes publics liés ou dépendants de chaque Administration peuvent disposer de leur propre registre électronique pleinement interopérable et interconnecté avec le registre électronique général de l'Administration dont il dépend.

Le registre électronique général de chaque Administration doit fonctionner comme un portail qui facilite l'accès aux registres électroniques de chaque organisme. Tant le registre électronique général de chaque Administration que les registres électroniques de chaque organisme doivent respecter les garanties et les mesures de sécurité prévues par la législation sur la protection des données personnelles.

Les dispositions relatives à la création de registres électroniques doivent être publiées au journal officiel correspondant, et le texte intégral doit être disponible pour consultation au bureau électronique d'accès au registre. Dans tous les cas, les dispositions relatives à la création d'enregistrements électroniques doivent préciser l'organisme ou l'unité responsable de leur gestion, ainsi que la date et l'heure officielles et les jours déclarés chômés.

Le bureau d'accès électronique de chaque registre doit inclure la liste actualisée des procédures pouvant être engagées.

2. Les règlements doivent être enregistrés dans l'ordre dans lequel les documents ont été reçus ou envoyés, et la date du jour où ils ont été émis doit être indiquée. Une fois la procédure d'enregistrement terminée, les documents doivent être envoyés sans délai à leurs destinataires et aux unités administratives correspondantes du registre dans lequel ils ont été reçus. "

Solutions connexes


Réalisé par Zendesk