Conformément aux dispositions de l'article 16.5 de la loi 39/2015, du 1er octobre, sur la procédure administrative commune des administrations publiques (LPACAP), uniquement lorsqu'une règle établit l'obligation de soumettre des objets ou des documents sur un support spécifique non numérisable (par exemple, une clé USB), ce support doit être accepté par l'Office d'assistance à l'enregistrement (OAMR).

A l'inverse, si aucune règle ne le prévoit et que l'intéressé présente des documents sur support USB, l'OAMR pourra télécharger la documentation électronique fournie pour l'incorporer au dossier administratif.

Dans ce cas, le règlement intérieur de l'Administration (par exemple, dans une instruction d'enregistrement d'entrée) devrait envisager cette possibilité, en se référant aux mesures de sécurité des systèmes d'information, qui doivent être strictement suivies avant de télécharger la documentation (telles que virus détection).

Contexte juridique

Loi 39/2015

Article 16. Registres.

"[...] 4. Les documents que les intéressés adressent aux organes des administrations publiques peuvent être présentés :

[...] b) Dans les bureaux de poste, tels qu'établis par règlement.

[...] 5. Les documents remis en personne aux administrations publiques doivent être numérisés, conformément aux dispositions de l'article 27 et des autres règlements applicables, par le bureau d'aide à l'inscription dans lequel ils ont été déposés pour incorporation au dossier administratif électronique, et les originaux doivent être restitués à l'intéressé, sans préjudice des cas dans lesquels la règle détermine la garde par l'administration des documents présentés ou il est obligatoire de présenter des objets ou des documents sur un support spécifique non numérisable. "

Article 28. Documents fournis par les personnes intéressées par la procédure administrative.

"[...] 3. Les Administrations n'exigent pas des intéressés la production de documents originaux à moins que, exceptionnellement, la réglementation applicable n'en dispose autrement.

[...] 4. Si, à titre exceptionnel et conformément aux dispositions de la présente loi, l'Administration demande à l'intéressé de produire un document original et que celui-ci est au format papier, l'intéressé doit « en obtenir une copie authentique, en conformément aux exigences prévues à l'article 27, préalablement à sa transmission électronique. La copie électronique qui en résulte doit expressément refléter cette circonstance.

5. A titre exceptionnel, lorsque la pertinence du document dans la procédure l'exige ou en cas de doute sur la qualité de la copie, les administrations peuvent demander de manière motivée la comparaison des copies fournies par l'intéressé, pour lesquelles exiger que le document ou les informations originaux soient affichés. "

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