L'article 27 de la loi 39/2015, du 1er octobre, sur la procédure administrative commune des administrations publiques (LPACAP) établit les conditions de validité et d'efficacité des copies de documents délivrés par les administrations publiques. Ceux-ci doivent notamment respecter les dispositions du Schéma National de Sécurité, du Schéma National d'Interopérabilité, des Normes Techniques d'Interopérabilité et des règles prévues à l'article 27.3.

Les exigences des copies sont résumées ci-dessous en fonction du format source du document original, en accordant une attention particulière à la règle de la section 27.3.d), qui a une formulation plus difficile à comprendre.

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(*) Pour la délivrance d'une copie papier conforme d'un papier original il faut :

  1. Faire une copie conforme de l'original papier selon les termes de la Règle 27.1.b.
  2. Une fois la copie électronique conforme générée, la remise peut être faite à la personne qui en fait la demande :
  • Faire une copie papier du document électronique qui a été généré, conformément à la règle 27.1.c (l'état de la copie et le code CSV doivent apparaître).
  • En faisant une copie électronique d'une copie authentique dans ce format (dans le dossier citoyen, par exemple).

Ces documents doivent être vérifiables dans le siège électronique de l'Administration émettrice de la copie à l'aide du système de vérification utilisé (par exemple, CSV).

Contexte juridique

Loi 39/2015 :

Article 27. Validité et effectivité des copies faites par les administrations publiques.

« 2. Les copies faites, sur tout support, par les organes compétents des administrations publiques auprès desquelles l'identité de l'organisme qui a effectué la copie est garantie, sont considérées comme une copie authentique d'un acte public administratif ou privé. Les copies authentiques ont la même validité et efficacité que les documents originaux.

3. Afin de garantir l'identité et le contenu des copies électroniques ou papier, et donc leur authenticité, les administrations publiques doivent respecter les dispositions du Schéma National d'Interopérabilité, du Schéma National de Sécurité et de ses règles techniques d'évolution, ainsi que les suivantes : des règles:

a) Les copies électroniques d'un document électronique original ou d'une copie électronique authentique, avec ou sans changement de format, doivent comporter les métadonnées qui accréditent son état de copie et qui sont visualisées lors de la consultation du document.

b) Les copies électroniques des documents sur papier ou autres supports non électroniques susceptibles de numérisation nécessitent que le document ait été numérisé, et doivent comporter des métadonnées prouvant son état de copie et affichées lors de la consultation du document. La numérisation est comprise comme le processus technologique qui permet de convertir un document sur papier ou sur un autre support non électronique en un fichier électronique contenant l'image codée, exacte et complète du document.

c) Les copies papier de documents électroniques nécessitent que la condition de copie soit incluse et doivent contenir un code généré électroniquement ou un autre système de vérification pour vérifier l'authenticité de la copie en accédant aux fichiers électroniques de l'organisme ou de l'organisme public émetteur.

d) Les copies papier des documents originaux délivrés sur ledit support doivent être fournies au moyen d'une copie papier authentique du document électronique en la possession de l'Administration, ou au moyen d'une manifestation électronique contenant une copie de l'authenticité du document original.

A cet effet, les administrations rendent publics, par l'intermédiaire du siège électronique correspondant, les codes de vérification sécurisés ou tout autre système de vérification utilisé. »

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