Fino a quando ogni ente locale non avrà il registro elettronico generale delle procure (entro il 2 aprile 2021), sarà necessario articolare meccanismi per poter accreditare tale rappresentanza:
- Sarà necessario fornire nelle forme di ciascuna procedura, nel caso di agire per conto del richiedente, qual è il modo in cui viene accreditata tale rappresentanza. Come esempio:
- In alcuni casi, l'applicazione della natura letterale della Legge implica che procedure che prima erano immediatamente espletate dagli uffici di assistenza in materia di atti (tipologie di lavoro minimo informato, occupazioni puntuali di strade pubbliche per traslochi, sacchi di macerie... ).
Una possibile soluzione sarebbe quella di mantenere la semplificazione del suo trattamento in questi casi, incorporando una dichiarazione responsabile in relazione all'accreditamento della rappresentanza e alla successiva verifica da parte dell'organismo di trattamento, se applicabile.
Quando disponiamo del registro elettronico generale delle procure, dobbiamo:
- Le procure in materia di registri possono essere conferite procure apud acta in persona, iscrivendo tale procura nel registro.
- Gli interessati possono conferire procure elettroniche anche attraverso l'ufficio elettronico, utilizzando sistemi di firma elettronica, e le procedure messe a loro disposizione devono prevedere il collegamento a tale registro per la verifica dell'accreditamento.
Un caso specifico è quello della rappresentanza di un Presidente di un ente: nel caso in cui l'ente sia iscritto nel Registro Comunale degli Enti, l'ente locale, in applicazione dell'art. 28 Legge 39/2015, del 1° ottobre, sulla procedura amministrativa comune delle pubbliche amministrazioni, deve verificare la presenza in tale Albo. Tale obbligo può essere occasione di aggiornamento dei Registri Comunali degli Enti Locali.
Legge 39/2015:
Articolo 5. Rappresentanza.
“3. La rappresentanza deve essere accreditata per presentare domande, presentare dichiarazioni o comunicazioni responsabili, presentare ricorsi, ritirare azioni e rinunciare a diritti per conto di un'altra persona. Per semplici atti e procedimenti si presume tale rappresentanza.
4. La rappresentanza può essere accreditata con qualsiasi mezzo legale valido che lasci una prova attendibile della sua esistenza.
A tal fine, si intende accreditata la rappresentanza resa per delega "apud acta" resa per costituzione o comparizione telematica presso il corrispondente ufficio telematico, ovvero mediante l'accreditamento della sua iscrizione nel registro telematico delle procure dell'Amministrazione pubblico competente.
5. L'organismo competente per l'espletamento del procedimento deve includere nel fascicolo amministrativo l'accreditamento della condizione di rappresentante e dei poteri che ha riconosciuto a suo tempo. Il documento informatico che accredita l'esito della consultazione nel corrispondente registro elettronico delle procure ha la condizione di accreditamento a tali fini.
6. Il mancato accreditamento o l'insufficiente accreditamento della rappresentanza non impedisce di dare per scontato l'atto in questione, purché sia previsto o riparato il vizio entro il termine di dieci giorni. di concedere a tal fine l'organo amministrativo , o di più lungo termine quando le circostanze del caso lo richiedano».
Articolo 6. Registri elettronici delle procure.
"1. L'Amministrazione Generale dello Stato, le Comunità Autonome e gli enti locali dispongono di un registro elettronico generale delle procure, nel quale almeno quelle di carattere generale conferite "apud acta", di persona o per via telematica, dal soggetto che ha la qualità di interessato in un procedimento amministrativo a favore di un rappresentante, per agire per suo conto davanti alle pubbliche amministrazioni. Deve esserci anche la convalida della procura. A livello statale, questo registro è il registro elettronico dei poteri procuratore dell'Amministrazione Generale dello Stato”.
La soluzione deve garantire che la norma di legge sia un registro pienamente interoperabile con gli altri registri, consentendo la consultazione di altri registri amministrativi simili, il registro delle imprese, il registro immobiliare e i protocolli notarili, che hanno anche l'obbligo di essere interoperabili con i protocolli generali e notarili particolari registri elettronici delle procure.
Le voci in questi record devono contenere almeno le seguenti informazioni:
a) Nome e cognome o denominazione o ragione sociale, documento nazionale
di identità, codice fiscale o documento equipollente della procura.
b) Nome e cognomi o denominazione o ragione sociale, documento di identità nazionale, codice fiscale o documento equipollente della delega.
c) Data di registrazione
d) Periodo di tempo per il quale il potere è conferito.
e) Tipo di alimentazione
Tipi di poteri:
a) Un potere generale
b) Una procura affinché il delegato possa agire per conto del delegato in qualsiasi atto amministrativo dinanzi a una determinata Amministrazione o Organo
c) Una procura affinché il delegato possa agire per conto della procura solo per lo svolgimento di determinate procedure specificate nella procura.