Come previsto dall'articolo 27.1 della legge 39/2015, del 1° ottobre, sulla procedura amministrativa comune delle pubbliche amministrazioni (LPACAP), ciascuna pubblica amministrazione deve determinare gli organi che hanno i poteri di rilasciare copie autentiche di atti di pubblica amministrazione o privati.

Quindi, la sezione 4 dello stesso articolo definisce le competenze di questi dipendenti:

  • Il rilascio di copie autentiche degli atti della pubblica amministrazione validamente rilasciati dalle Pubbliche Amministrazioni, quando richiesto dall'interessato. In tal caso, il funzionario autorizzato a rilasciare le copie autentiche può farle solo se gli è stato conferito tale potere dall'ente che ha emesso l'originale. In caso contrario, è necessario inviare la domanda all'organismo emittente del documento originale, che deve trasmetterli entro 15 giorni dal ricevimento della domanda nel registro elettronico dell'Amministrazione o dell'organismo competente.
  • Quando l'interessato presenta documenti cartacei da inserire in un fascicolo amministrativo, l'Amministrazione deve rilasciarne copia autenticata.
Contesto giuridico

Legge 39/2015

Articolo 27. Validità ed efficacia delle copie effettuate dalle pubbliche amministrazioni.

"1. Ciascuna Pubblica Amministrazione determina gli organi cui sono attribuiti i poteri di rilasciare copie autentiche di atti di pubblica amministrazione o privati.
Le copie autentiche di documenti privati sono solo a scopo amministrativo. Le copie autentiche fatte da una pubblica amministrazione sono valide in altre amministrazioni.
A tal fine, l'Amministrazione Generale dello Stato, le Comunità Autonome e gli enti locali possono farne copie autentiche per il tramite di un funzionario abilitato o per mezzo di un atto amministrativo automatizzato.
Deve essere tenuto aggiornato un registro, o altro sistema equivalente, contenente i funzionari abilitati all'emissione di copie autentiche, che deve essere pienamente interoperabile e interconnesso con quelli delle altre pubbliche amministrazioni, ai fini della verifica della validità della predetta autorizzazione. Questo registro o sistema equivalente deve includere almeno i funzionari che prestano servizi negli uffici di assistenza alla registrazione.
[…]
4. Gli interessati possono chiedere, in ogni momento, il rilascio di copie autentiche degli atti della pubblica amministrazione validamente rilasciati dalle pubbliche amministrazioni. La domanda va indirizzata all'organismo che ha rilasciato l'originale, che deve essere rilasciato, salvo le eccezioni derivanti dall'applicazione della Legge 9 dicembre 2013, n. 19, nel termine di quindici giorni dal ricevimento della domanda in il registro elettronico dell'Amministrazione o dell'organo competente.
Parimenti, le pubbliche amministrazioni sono obbligate a rilasciare copia elettronica autentica di qualsiasi documento cartaceo presentato dagli interessati e che deve essere inserito in un fascicolo amministrativo […]. "
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