Gli atti che i cittadini presentano personalmente presso gli Uffici di Assistenza Anagrafe (OAMR) devono essere digitalizzati, secondo quanto previsto dagli articoli 16 e 27 della Legge 39/2015, del 1° ottobre, del procedimento amministrativo comune delle Pubbliche Amministrazioni ( LPACAP), per la sua incorporazione nel fascicolo amministrativo elettronico, con restituzione degli originali (fermo restando i presupposti in cui la norma ne determina la custodia).

L'articolo 16.4.b) del LPACAP prevede invece che i documenti che gli interessati trasmettono agli organi delle Pubbliche Amministrazioni possono essere presentati, anche presso gli uffici postali, come previsto dalla normativa.

Pertanto, come regola generale, i documenti cartacei forniti dagli interessati devono essere restituiti una volta digitalizzati; nei casi in cui ciò non sarà possibile, ad esempio, i documenti ricevuti per posta dovranno comunque essere archiviati.

La conservazione o meno di tali documenti e il tempo di conservazione saranno quelli stabiliti dalle regole di archiviazione e gestione dei documenti.

Contesto giuridico

Legge 39/2015

Articolo 16. Registri.

“[...] 4. Gli atti che gli interessati indirizzano agli organi delle pubbliche amministrazioni possono essere presentati:

[...] b) Presso gli uffici postali, come previsto dai regolamenti.

[...] 5. Gli atti presentati personalmente alle pubbliche amministrazioni devono essere digitalizzati, in conformità a quanto previsto dall'articolo 27 e dalle altre normative applicabili, dall'ufficio di assistenza alla registrazione presso il quale sono stati presentati per l'incorporazione nel fascicolo amministrativo elettronico, e gli originali devono essere restituiti all'interessato, fatti salvi i casi in cui la norma determini la custodia da parte dell'Amministrazione degli atti presentati o sia obbligatorio presentare oggetti o documenti su apposito supporto non digitalizzabile.

Articolo 28. Documenti forniti dagli interessati al procedimento amministrativo.

“[...] 3. Le amministrazioni non richiedono agli interessati la presentazione di documenti in originale, salvo che, eccezionalmente, la normativa applicabile non disponga diversamente.

[...] 4. Qualora, in via eccezionale, ed in conformità alle disposizioni della presente legge, l'Amministrazione richieda all'interessato la presentazione di un documento in originale e in formato cartaceo, l'interessato deve «ottenere copia autentica, in conforme ai requisiti di cui all'articolo 27, prima della sua trasmissione elettronica. La copia elettronica risultante deve riflettere espressamente questa circostanza.

5. In via eccezionale, quando la rilevanza dell'atto nel procedimento lo richieda o vi siano dubbi derivanti dalla qualità della copia, le amministrazioni possono chiedere in modo motivato il raffronto delle copie fornite dall'interessato, per il quale possono richiedere la visualizzazione del documento o delle informazioni originali. "

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