Il cambio di paradigma che prevede la digitalizzazione dell'anagrafe e la trasformazione degli Uffici di assistenza alla registrazione (OAMR), costringe a stabilire una nuova forma di organizzazione o di lavoro in cui non è più previsto che arrivi il fascicolo cartaceo, ma che il file scorre per via elettronica.

Per garantire tale trattamento elettronico è necessario tenere presenti almeno i seguenti aspetti:

  • Individuare i responsabili di ciascuna area responsabili dell'accettazione o del rifiuto delle iscrizioni assegnate dall'OAMR.
  • L'elenco dei responsabili deve tenere conto dei periodi di ferie e identificare le persone che dovranno svolgere questo compito quando i responsabili di tale responsabilità non sono presenti.
  • Si consiglia di articolare, mediante uno strumento normativo (Decreto del Sindaco, Istruzione di Segreteria, ecc.), il termine massimo per l'accesso e la diffusione di tale documentazione.
  • Una volta accettate le registrazioni di ingresso, queste devono essere assegnate al responsabile di tale procedura. Pertanto, sarà necessario abilitare le cassette postali nella piattaforma di elaborazione fornita da ciascuna organizzazione, in modo che i dipendenti pubblici possano accedere, tramite ruoli, alle voci e ai file in attesa di elaborazione.
Contesto giuridico

Legge 39/2015:

Articolo 16. Registri.

"1. Ciascuna Amministrazione deve disporre di un registro elettronico generale, nel quale devono essere registrati tutti gli atti presentati o ricevuti da qualsiasi ente amministrativo, ente pubblico o ente ad essi collegato o dipendente. Può anche essere trascritto. l'output degli atti ufficiali indirizzati ad altri enti o individui.

Gli enti pubblici collegati o dipendenti da ciascuna Amministrazione possono disporre di un proprio registro elettronico pienamente interoperabile e interconnesso con il registro elettronico generale dell'Amministrazione da cui dipende.

Il registro elettronico generale di ciascuna Amministrazione deve fungere da portale che faciliti l'accesso ai registri elettronici di ciascun ente. Sia il registro elettronico generale di ciascuna Amministrazione, sia i registri elettronici di ciascun ente devono rispettare le garanzie e le misure di sicurezza previste dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.

Le disposizioni per la creazione dei registri elettronici devono essere pubblicate nella corrispondente Gazzetta Ufficiale, e il testo integrale deve essere disponibile per la consultazione presso l'ufficio telematico di accesso al registro. In ogni caso, le disposizioni per la creazione dei record elettronici devono indicare l'organo o l'unità preposta alla loro gestione, nonché la data e l'ora ufficiali ei giorni dichiarati non lavorativi.

L'ufficio di accesso telematico per ciascun registro deve riportare l'elenco aggiornato delle procedure avviabili.

2. Gli insediamenti devono essere registrati nell'ordine di ricezione o invio degli atti e deve essere indicata la data del giorno in cui sono stati emessi. Una volta conclusa la procedura di registrazione, i documenti devono essere inviati senza indugio ai destinatari e alle unità amministrative corrispondenti dal registro in cui sono stati ricevuti. "

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