La normativa vigente prevede che gli uffici di assistenza alla registrazione (OAMR) ricevano documenti indirizzati a qualsiasi pubblica amministrazione.

In via transitoria, fino a quando non ci sarà una reale integrazione di tutti gli archivi delle Pubbliche Amministrazioni (AAPP), sarà necessario stabilire un protocollo affinché le OAMR possano rispondere in modo efficiente. Possiamo trovare tre ipotesi:

  1. Documenti indirizzati ad AAPP de Catalunya : in questo caso, la spedizione deve essere effettuata tramite la piattaforma EACAT, tramite spedizioni specifiche o la spedizione generica.
  2. Documenti indirizzati all'AAPP dello Stato fuori Catalogna, ma integrati con SIR *: tramite EACAT, integrato con il Sistema di interconnessione dei registri (SIR) del Ministero delle Finanze e delle Pubbliche Amministrazioni, che è la piattaforma che consente lo scambio di record elettronici ingressi tra tutte le AAPP, è possibile inviare la documentazione indirizzata alle AAPP dal resto dello Stato, purché integrata con SIR.
  3. Documenti indirizzati al resto di AAPP : una buona pratica sarebbe inviare questa documentazione per via commerciale tramite posta convenzionale, ma anche anticipare la consegna tramite mezzi elettronici (e-mail, fax o qualsiasi altro canale a seconda delle informazioni di contatto che abbiamo) .

* Il servizio di invio documenti indirizzato all'AAPP dello Stato fuori Catalogna integrato con SIR, sarà disponibile a breve tramite EACAT. Non appena sarà operativo, verrà debitamente segnalato.

Contesto giuridico

Legge 39/2015

Articolo 16. Registri .

“4. I documenti che gli interessati indirizzano agli organi delle pubbliche amministrazioni possono essere presentati:

[…]

d) Presso gli uffici di assistenza alla registrazione.

Le scritture elettroniche di ogni singola amministrazione devono essere pienamente interoperabili, in modo da garantire la compatibilità informatica e di interconnessione, nonché la trasmissione telematica delle iscrizioni anagrafiche e dei documenti presenti in qualsiasi delle scritture.

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