Al momento, i video della Sessione Plenaria non possono essere inviati al Dipartimento di Governo della Generalitat o all'Amministrazione Generale dello Stato (AGE). L'AOC sta collaborando con la Generalitat per rendere possibile l'invio del verbale dei verbali degli accordi plenari, integrato, se necessario, con un link al documento multimediale del dibattito in plenaria.

La ventunesima disposizione aggiuntiva della Legge 40/2015, del 1 ottobre, sul Regime giuridico del settore pubblico (LRJSP) afferma chiaramente che le disposizioni di questa legge relative agli organi collegiali non sono applicabili agli organi collegiali.

D'altra parte, la normativa vigente in materia, pur contemplando l'uso di mezzi meccanici per la trascrizione degli atti, prevede ancora che la redazione dei libri dovrà avvenire su carta numerata della Comunità Autonoma (artt. 198 e 199 del Regio Decreto 2568/1986, del 28 novembre, di approvazione del Regolamento di organizzazione, funzionamento e regime giuridico degli Enti Locali - ROF). Ma questo regolamento del 1986 non è adeguato all'attuazione della procedura amministrativa elettronica.

Pertanto, la dottrina maggioritaria ritiene che la validità di tale regolamento non sia di ostacolo a contemplare l'operazione ibrida dell'elaborazione degli atti, poiché non è logico costringere a trattare interamente il fascicolo in formato elettronico e, nella fase infine, considerare solo la stampa, la rubrica e la rilegatura di questa documentazione.

Pertanto, è possibile che la convocazione della seduta, le notifiche, la formazione del fascicolo, l'accesso alle informazioni, il rilascio delle certificazioni e la possibilità di compiere atti video di cui all'art. 18 della LRJSP, sono realizzati con mezzi elettronici.

Nello specifico, per quanto riguarda gli atti video, una buona pratica fino a quando il regolamento non sarà più armonizzato, sarebbe quella di disciplinare con l'attuazione dell'Accordo Plenaria la sua attuazione rispetto agli interventi, ma mantenendo l'atto convenzionale dove sarebbero raccolti solo gli accordi raggiunti .

Contesto giuridico

Legge 40/2015:

Articolo 18. Atti

"1. Il Segretario redige un verbale di ciascuna riunione tenuta dall'organo collegiale, nel quale deve necessariamente precisare gli intervenuti, l'ordine del giorno della riunione, le circostanze del luogo e dell'ora in cui si è svolta, i punti salienti delle deliberazioni , nonché il contenuto degli accordi adottati.

Le sessioni tenute dall'organo collegiale possono essere verbalizzate. Il fascicolo risultante dalla registrazione, unitamente all'attestazione rilasciata dalla segreteria della sua autenticità e integrità, e tutti gli atti in formato elettronico utilizzati come atti dell'adunanza, possono accompagnare il verbale delle adunanze, senza dover indicare le principali punti delle deliberazioni.

2. Il verbale di ciascuna adunanza può essere approvato nella stessa adunanza o nell'adunanza successiva. Il segretario redige il verbale con l'approvazione del presidente e lo trasmette per via telematica ai membri dell'organo collegiale, i quali possono esprimere con lo stesso mezzo il proprio assenso od obiezioni al testo, ai fini dell'approvazione dello stesso; in tal caso, si considera approvato nella stessa assemblea.

Quando si decide di registrare le sessioni tenute o di utilizzare documenti in formato elettronico, questi devono essere conservati in modo da garantire l'integrità e l'autenticità dei corrispondenti archivi elettronici e l'accesso ad essi da parte dei membri dell'organo collegiale . "
Ventunesima disposizione aggiuntiva. Organi collegiali.
«Le disposizioni della presente legge relative agli organi collegiali non si applicano agli organi collegiali del Governo della nazione, agli organi collegiali delle Comunità autonome e agli organi collegiali degli enti locali. . .».
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