In ottemperanza a quanto previsto dall'articolo 16.5 della Legge 39/2015, del 1 ottobre, sulla procedura amministrativa comune delle pubbliche amministrazioni (LPACAP), solo quando una norma stabilisce l'obbligo di presentare oggetti o documenti su supporto specifico non digitalizzabile (ad esempio, un'unità flash), questo supporto deve essere accettato dall'Ufficio di assistenza al registro (OAMR).

Viceversa, se nessuna norma determina quanto sopra e l'interessato presenta documenti su supporto USB, l'OAMR potrebbe scaricare la documentazione elettronica fornita per incorporarla nel fascicolo amministrativo.

In questo caso, i regolamenti interni dell'Amministrazione (ad esempio in un'istruzione per il check-in all'ingresso) dovrebbero considerare questa possibilità, facendo riferimento alle misure di sicurezza dei sistemi informativi, che devono essere rigorosamente seguite prima di scaricare la documentazione (come virus rilevamento).

Contesto giuridico

Legge 39/2015

Articolo 16. Registri.

“[...] 4. Gli atti che gli interessati indirizzano agli organi delle pubbliche amministrazioni possono essere presentati:

[...] b) Presso gli uffici postali, come previsto dai regolamenti.

[...] 5. Gli atti presentati di persona alle pubbliche amministrazioni devono essere digitalizzati, in conformità a quanto previsto dall'articolo 27 e dalle altre normative applicabili, dall'ufficio di assistenza alla registrazione presso il quale sono stati presentati per l'incorporazione nel fascicolo amministrativo elettronico, e gli originali devono essere restituiti all'interessato, fatti salvi i casi in cui la norma determini la custodia da parte dell'Amministrazione degli atti presentati o sia obbligatorio presentare oggetti o documenti su apposito supporto non digitalizzabile.

Articolo 28. Documenti forniti dagli interessati al procedimento amministrativo.

“[...] 3. Le amministrazioni non richiedono agli interessati la presentazione di documenti in originale, salvo che, eccezionalmente, la normativa applicabile non disponga diversamente.

[...] 4. Qualora, in via eccezionale, ed in conformità alle disposizioni della presente legge, l'Amministrazione richieda all'interessato la presentazione di un documento in originale e in formato cartaceo, l'interessato deve «ottenere copia autentica, in conforme ai requisiti di cui all'articolo 27, prima della sua trasmissione elettronica. La copia elettronica risultante deve riflettere espressamente questa circostanza.

5. In via eccezionale, quando la rilevanza dell'atto nel procedimento lo richieda o sussistano dubbi sulla qualità della copia, le amministrazioni possono chiedere in modo motivato il raffronto delle copie fornite dall'interessato, per il quale può richiedere la visualizzazione del documento o delle informazioni originali. "

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