Até que cada entidade local tenha o registro geral eletrônico de procurações (até 2 de abril de 2021), será necessário articular mecanismos para poder credenciar essa representação:
- Será necessário fornecer nos formulários de cada procedimento, no caso de atuar em nome do requerente, qual a forma de credenciamento dessa representação. Como um exemplo:
- Em alguns casos, a aplicação da literalidade da Lei implica que procedimentos que antes eram realizados imediatamente pelos escritórios de atendimento em matéria de registros (tipos informados de trabalho mínimo, ocupações pontuais de vias públicas para remoções, sacos de entulho… ), em que a acreditação da representação não foi expressamente solicitada, com a entrada em vigor do novo regulamento obrigaria a acreditação mesmo nestes casos o que implicaria um aumento dos encargos administrativos para os cidadãos.
Uma possível solução seria manter a simplificação do seu processamento nestes casos, incorporando uma declaração responsável em relação ao credenciamento da representação e a posterior verificação pelo órgão de processamento, se for o caso.
Quando possuímos o registro geral eletrônico de procurações, devemos:
- As procurações em matéria de cartórios poderão ser outorgadas procurações apud acta presencialmente, mediante o registro desta procuração no cartório.
- Os interessados também poderão outorgar procurações eletrônicas por meio do escritório eletrônico, utilizando sistemas de assinatura eletrônica, devendo os procedimentos a eles disponibilizados incluir a conexão a este cadastro para verificação do credenciamento.
Um caso específico é o da representação de um Presidente de entidade: no caso de a entidade estar inscrita no Cadastro Municipal de Entidades, o órgão local, em aplicação do art. 28 A Lei 39/2015, de 1 de outubro, relativa ao procedimento administrativo comum das administrações públicas, deve verificar a representação neste Registo. Esta obrigação pode ser uma oportunidade para atualizar os Cadastros Municipais de Entidades Locais.
Lei 39/2015:
Artigo 5. Representação.
“3. A representação deve ser credenciada para fazer solicitações, apresentar declarações ou comunicações responsáveis, interpor recursos, retirar ações e renunciar a direitos em nome de outra pessoa. Para meros atos e procedimentos, presume-se esta representação.
4. A representação pode ser acreditada por qualquer meio legal válido que deixe registo fidedigno da sua existência.
Para esses efeitos, entende-se a representação feita por meio de procuração "apud acta" feita por comparecimento pessoal ou eletrônico no escritório eletrônico correspondente, ou por meio de credenciamento de seu registro no registro eletrônico de procurações da Administração. ser credenciado público competente.
5. O órgão competente para tramitar o procedimento deve incluir no processo administrativo o credenciamento da condição de representante e dos poderes que naquele momento tenha reconhecido. O documento eletrônico que credencia o resultado da consulta no registro eletrônico de procurações correspondente tem a condição de credenciamento para esses fins.
6. A falta de acreditação ou a insuficiente acreditação da representação não impede a realização do acto em causa, desde que seja prestado ou reparado o defeito no prazo de dez dias. , ou de prazo mais longo quando as circunstâncias do caso assim o exigirem.”
Art. 6º. Registros eletrônicos de procurações.
"1. A Administração Geral do Estado, as Comunidades Autónomas e as entidades locais dispõem de um registo geral electrónico de procurações, em que pelo menos as de carácter geral outorgadas "apud acta", presencialmente ou por via electrónica, pela pessoa que tenha a condição de interessado em procedimento administrativo em favor de representante, para atuar em seu nome perante as administrações públicas. Deve haver também a validação da procuração. Em nível estadual, esse registro é o registro eletrônico de poderes procurador da Administração Geral do Estado.”
A solução deve garantir que a disposição legal seja um registo totalmente interoperável com outros registos, permitindo a consulta de outros registos administrativos semelhantes, o registo comercial, o registo predial e os protocolos notariais, que também têm a obrigação de serem interoperáveis com os registos gerais e determinados registros eletrônicos de procurações.
As entradas nesses registros devem conter pelo menos as seguintes informações:
a) Nome e apelido ou denominação ou firma, documento nacional
de identidade, número de identificação fiscal ou documento equivalente da procuração.
b) Nome e apelidos ou denominação ou firma, documento de identidade nacional, número de identificação fiscal ou documento equivalente do procurador.
c) Data de registro
d) Prazo de atribuição do poder.
e) Tipo de potência
Tipos de poderes:
a) Um poder geral
b) Uma procuração para que o procurador possa agir em nome do procurador em qualquer ato administrativo perante uma Administração ou Órgão específico
c) Uma procuração para que o procurador possa agir em nome da procuração apenas para a realização de determinados procedimentos especificados na procuração.