Nos termos do n.º 1 do artigo 27.º da Lei n.º 39/2015, de 1 de outubro, sobre o procedimento administrativo comum das administrações públicas (LPACAP), cada administração pública deve determinar os órgãos que têm competência para emitir cópias autênticas dos documentos administrativos públicos ou particulares.

Em seguida, a seção 4 do mesmo artigo define as competências desses funcionários:

  • A emissão de cópias autênticas dos documentos administrativos públicos validamente emitidos pelas Administrações Públicas, quando solicitado pelo interessado. Neste caso, o funcionário autorizado a emitir as cópias autênticas só as poderá fazer se lhe tiver sido atribuída essa faculdade pelo organismo que emitiu o documento original. Caso contrário, deverá enviar o pedido ao organismo emissor do documento original, que os deverá enviar no prazo de 15 dias a contar da receção do pedido no registo eletrónico da Administração ou organismo competente.
  • Quando o interessado apresentar documentos em papel para serem incluídos em arquivo administrativo, a Administração deverá emitir uma cópia eletrônica fiel.
Contexto Jurídico

Lei 39/2015

Art. 27. Validade e eficácia das cópias feitas pelas administrações públicas.

"1. Cada Administração Pública determinará a que órgãos foram atribuídos poderes para emitir cópias autênticas de documentos administrativos públicos ou particulares.
As cópias autênticas de documentos particulares são apenas para fins administrativos. As cópias autênticas feitas por uma administração pública são válidas em outras administrações.
Para estes efeitos, a Administração Geral do Estado, as Comunidades Autónomas e as entidades locais podem fazer cópias autênticas por meio de funcionário qualificado ou por meio de acto administrativo automatizado.
Deve ser mantido atualizado um cadastro, ou outro sistema equivalente, contendo os funcionários autorizados a emitir cópias autênticas, o qual deve ser totalmente interoperável e interligado com os de outras administrações públicas, para fins de verificação da validade da referida autorização. Este registo ou sistema equivalente deve incluir, pelo menos, os funcionários públicos que prestam serviços nos gabinetes de apoio ao registo.
[...]
4. Os interessados podem solicitar, a qualquer momento, a emissão de cópias autênticas dos documentos administrativos públicos validamente emitidos pelas administrações públicas. O pedido deve ser dirigido à entidade que emitiu o documento original, o qual deve ser emitido, salvo as exceções decorrentes da aplicação da Lei 19/2013, de 9 de dezembro, no prazo de quinze dias a contar da receção do pedido em o registro eletrônico da Administração ou órgão competente.
Da mesma forma, as administrações públicas são obrigadas a emitir cópias eletrônicas autênticas de qualquer documento em papel apresentado pelos interessados e que deve ser incluído em um arquivo administrativo [...]. "
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