Como garantir o direito dos interessados de não fornecerem dados ou documentos que já estejam na posse das Administrações?

De acordo com a Lei 39/2015, de 1 de outubro, sobre o procedimento administrativo comum das administrações públicas (LPACAP), as administrações públicas (AAPP) não devem exigir aos interessados dados ou documentos não exigidos pelos regulamentos aplicáveis, que tenham sido elaborados por qualquer Administração ou que tenham sido previamente fornecidos pelo interessado a qualquer Administração.

A título preliminar, é importante que todas as AAPPs efetuem uma revisão prévia de todos os procedimentos disponibilizados ao público, de forma a identificar a documentação que não deve ser exigida por estar na posse de alguma AAPP e que fará parte do Catálogo de Dados e Documentos Interoperáveis a ser elaborado por cada AAPP. Neste caso, é aconselhável que a descrição do procedimento incorpore a documentação associada ao procedimento que já se encontra na posse da AAPP, evitando assim que o interessado tenha de a fornecer.

Apesar disso, podemos constatar que o interessado deve apresentar documentação de natureza privada, e alega que já a entregou a outra administração pública.

Para poder apreciar este caso no procedimento ordinário, será necessário incluir nos formulários de candidatura uma secção em que o interessado possa declarar esse facto, indicando-nos perante qual órgão administrativo apresentou os referidos documentos. Também pode ser útil para fins de localização da documentação, o interessado indicar no formulário o número de entrada do documento ou a data de apresentação.

Contexto Jurídico

Lei 39/2015:

Art. 28. Documentos fornecidos pelos interessados no procedimento administrativo.

“3. As administrações não devem exigir que os interessados apresentem documentos originais, salvo se, excepcionalmente, a regulamentação aplicável dispuser o contrário.

Da mesma forma, as administrações públicas não exigem que os interessados forneçam dados ou documentos não exigidos pela regulamentação aplicável ou que tenham sido previamente fornecidos pelo interessado a qualquer Administração. Para o efeito, o interessado deve indicar em que momento e perante que órgão administrativo apresentou os referidos documentos, devendo as administrações públicas solicitá-los eletronicamente através das suas redes corporativas ou consultando as plataformas de intermediação de dados ou outros sistemas eletrónicos habilitados para o efeito. Presume-se que tal consulta seja autorizada pelos interessados, salvo se o procedimento indicar expressamente a sua oposição ou se a lei especial aplicável exigir o consentimento expresso; em ambos os casos, eles devem ser informados previamente de seus direitos em relação à proteção de dados pessoais. Excepcionalmente, se as administrações públicas não puderem obter os referidos documentos, podem solicitar ao interessado que os forneça novamente.”

Artigo 53. Direitos dos interessados no procedimento administrativo

“1. Além dos demais direitos previstos nesta Lei, os interessados em procedimento administrativo têm os seguintes direitos:

[...]

d) A não apresentação de dados e documentos não exigidos pelas normas aplicáveis ao procedimento em causa, que já estejam na posse das administrações públicas ou que tenham sido por elas elaborados. [...]”

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