Os documentos que os cidadãos apresentem presencialmente nos Gabinetes de Assistência de Registo (OAMR) devem ser digitalizados, de acordo com o disposto nos artigos 16.º e 27.º da Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das Administrações Públicas ( LPACAP), para sua incorporação no arquivo administrativo eletrônico, com devolução dos originais (sem prejuízo das suposições em que a norma determine sua guarda).

Por outro lado, o artigo 16.4.b) do LPACAP prevê que os documentos que os interessados remetam aos órgãos das Administrações Públicas podem ser apresentados, também nas estações de correio, conforme estabelecido na regulamentação.

Assim, como regra geral, os documentos em papel fornecidos pelos interessados devem ser devolvidos uma vez digitalizados; nos casos em que isso não for possível, por exemplo, os documentos recebidos pelo correio ainda precisarão ser arquivados.

A retenção ou não desses documentos e o tempo de retenção serão os estabelecidos pelas regras de arquivamento e gestão documental.

Contexto Jurídico

Lei 39/2015

Artigo 16. Registros.

“[...] 4. Os documentos que os interessados endereçam aos órgãos das administrações públicas podem ser apresentados:

[...] b) Nas estações de correios, nos termos regulamentares.

[...] 5. Os documentos entregues pessoalmente às administrações públicas devem ser digitalizados, de acordo com o disposto no artigo 27.º e demais normas aplicáveis, pelo serviço de assistência ao registo em que tenham sido apresentados para incorporação no ficheiro administrativo eletrónico, e os originais devem ser devolvidos ao interessado, sem prejuízo dos casos em que a norma determine a guarda pela Administração dos documentos apresentados ou seja obrigatória a apresentação de objetos ou documentos em meio específico que não possa ser digitalizado.”

Art. 28. Documentos fornecidos pelos interessados no procedimento administrativo.

"[...] 3. As Administrações não podem exigir aos interessados a apresentação de documentos originais salvo, excepcionalmente, a regulamentação aplicável dispuser em contrário.

[...] 4. Se, excepcionalmente, e nos termos da presente Lei, a Administração solicitar ao interessado a apresentação de documento original e em suporte papel, o interessado deve 'obter cópia autêntica, em de acordo com os requisitos previstos no artigo 27.º, antes da sua apresentação eletrónica. A cópia eletrônica resultante deve refletir expressamente essa circunstância.

5. Excepcionalmente, quando a relevância do documento no processo o exija ou existam dúvidas decorrentes da qualidade da cópia, as administrações podem solicitar de forma fundamentada a comparação das cópias fornecidas pelo interessado, podendo exigir que o documento ou informação original seja exibido. "

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