A mudança de paradigma que envolve a digitalização do registo de entrada e a transformação dos gabinetes de assistência cadastral (OAMR), obriga a estabelecer uma nova forma de organização ou trabalho em que já não se espera que a pasta de arquivo em papel chegue, mas que o arquivo flui por meios eletrônicos.

Para garantir este tratamento eletrónico, é necessário ter em conta, pelo menos, os seguintes aspetos:

  • Identifique os responsáveis por cada área responsável por aceitar ou rejeitar as inscrições atribuídas pelo OAMR.
  • A lista de responsáveis deve ter em conta os períodos de férias e identificar as pessoas que terão de fazer esta tarefa quando os responsáveis por esta responsabilidade não estiverem presentes.
  • Convém articular, por meio de instrumento normativo (Portaria do Prefeito, Instrução da Secretaria, etc.), o prazo máximo para acesso e distribuição dessa documentação.
  • Uma vez aceites os registos de entrada, devem ser atribuídos ao responsável por esse procedimento. Portanto, será necessário habilitar caixas de correio na plataforma de processamento fornecida por cada organização, para que os servidores públicos possam acessar, por meio de funções, as entradas e arquivos pendentes de processamento.
Contexto Jurídico

Lei 39/2015:

Artigo 16. Registros.

"1. Cada Administração deve ter um registro eletrônico geral, no qual devem ser registrados todos os documentos apresentados ou recebidos por qualquer órgão administrativo, órgão público ou entidade vinculada ou dependente deles. Também pode ser registrado. a saída de documentos oficiais endereçados a outros órgãos ou indivíduos.

Os órgãos públicos vinculados ou dependentes de cada Administração poderão ter seu próprio cadastro eletrônico totalmente interoperável e interligado com o cadastro eletrônico geral da Administração da qual depende.

O registro eletrônico geral de cada Administração deve funcionar como um portal que facilite o acesso aos registros eletrônicos de cada órgão. Tanto o registo eletrónico geral de cada Administração como os registos eletrónicos de cada organismo devem respeitar as garantias e medidas de segurança previstas na legislação sobre proteção de dados pessoais.

As disposições para a criação de registros eletrônicos devem ser publicadas no boletim oficial correspondente, devendo o texto completo estar disponível para consulta no escritório eletrônico de acesso ao registro. Em qualquer caso, as disposições para a criação de registos eletrónicos devem especificar o órgão ou unidade responsável pela sua gestão, bem como a data e hora oficiais e os dias declarados dias não úteis.

O escritório de acesso eletrônico para cada registro deve incluir a lista atualizada de procedimentos que podem ser iniciados.

2. As liquidações devem ser registadas pela ordem de recepção ou envio dos documentos, devendo ser indicada a data do dia da sua emissão. Concluído o procedimento de registro, os documentos devem ser enviados sem demora aos seus destinatários e às unidades administrativas correspondentes do registro em que foram recebidos. "

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