De acordo com o disposto no n.º 5 do artigo 16.º da Lei 39/2015, de 1 de outubro, sobre o procedimento administrativo comum das administrações públicas (LPACAP), apenas quando uma norma estabeleça a obrigação de apresentação de objetos ou documentos em suporte específico que não possa ser digitalizado (por exemplo, uma unidade flash), essa mídia deve ser aceita pelo Registry Assistance Office (OAMR).

Por outro lado, se nenhuma norma determinar o acima e o interessado enviar documentos em USB, o OAMR poderá baixar a documentação eletrônica fornecida para incorporá-la ao arquivo administrativo.

Neste caso, os regulamentos internos da Administração (por exemplo, em uma instrução de check-in de entrada) devem considerar essa possibilidade, referindo-se às medidas de segurança dos sistemas de informação, que devem ser seguidas rigorosamente antes do download de documentação (como vírus detecção).

Contexto Jurídico

Lei 39/2015

Artigo 16. Registros.

“[...] 4. Os documentos que os interessados endereçam aos órgãos das administrações públicas podem ser apresentados:

[...] b) Nas estações de correios, nos termos regulamentares.

[...] 5. Os documentos entregues pessoalmente às administrações públicas devem ser digitalizados, de acordo com o disposto no artigo 27.º e demais regulamentos aplicáveis, pelo serviço de assistência ao registo em que tenham sido apresentados para incorporação no ficheiro administrativo eletrónico, e os originais devem ser devolvidos ao interessado, sem prejuízo dos casos em que a norma determine a guarda pela Administração dos documentos apresentados ou seja obrigatória a apresentação de objetos ou documentos em meio específico que não possa ser digitalizado.”

Art. 28. Documentos fornecidos pelos interessados no procedimento administrativo.

"[...] 3. As administrações não podem exigir que os interessados apresentem documentos originais, salvo, excepcionalmente, a regulamentação aplicável assim o prever.

[...] 4. Se, excepcionalmente, e nos termos da presente Lei, a Administração solicitar ao interessado a apresentação de documento original e em suporte papel, o interessado deve 'obter cópia autêntica, em de acordo com os requisitos previstos no artigo 27.º, antes da sua apresentação eletrónica. A cópia eletrônica resultante deve refletir expressamente essa circunstância.

5. Excepcionalmente, quando a pertinência do documento no procedimento assim o exija ou existam dúvidas decorrentes da qualidade da cópia, as administrações podem solicitar de forma fundamentada a comparação das cópias fornecidas pelo interessado, podendo exigir que o documento ou informação original seja exibido. "

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