Документы, которые граждане представляют лично в бюро помощи регистраторам (OAMR), должны быть оцифрованы в соответствии с положениями статей 16 и 27 Закона 39/2015 от 1 октября общей административной процедуры государственных администраций ( LPACAP), для его включения в электронный административный файл, с возвратом оригиналов (без ущерба для предположений, в которых норма определяет его хранение).

С другой стороны, статья 16.4.b) LPACAP предусматривает, что документы, которые заинтересованные стороны отправляют в органы государственной администрации, могут быть представлены также в почтовых отделениях, как это установлено в правилах.

Поэтому, как правило, бумажные документы, предоставленные заинтересованными сторонами, должны быть возвращены после оцифровки; в тех случаях, когда это будет невозможно, например, документы, полученные по почте, все равно придется архивировать.

Консервация или нет этих документов и время консервации будет той, которая устанавливает нормы архивирования и документооборота.

Правовой контекст

Закон 39/2015

Статья 16. Записи.

"[...] 4. Документы, которые заинтересованные лица обращаются в органы государственной администрации, могут быть представлены:

[...] б) В почтовых отделениях в порядке, установленном нормативными актами.

[...] 5. Документы, представляемые лично государственным администрациям, должны быть оцифрованы в соответствии с положениями статьи 27 и другими применимыми правилами бюро содействия регистрации, в которое они были поданы для включения в электронный административный файл, и оригиналы должны быть возвращены заинтересованной стороне, без ущерба для случаев, в которых правило определяет хранение Администрацией представленных документов или обязательно представление предметов или документов на определенном носителе, который не может быть оцифрован».

Статья 28. Документы, предоставляемые лицами, заинтересованными в административном производстве.

«[...] 3. Администрации не должны требовать от заинтересованных сторон представления оригиналов документов, если только применимые правила не предусматривают иное.

[...] 4. Если в порядке исключения и в соответствии с положениями настоящего Закона Администрация запрашивает у заинтересованной стороны оригинал документа, и он в бумажном формате, заинтересованная сторона должна «получить подлинную копию, в в соответствии с требованиями, изложенными в статье 27, до его подачи в электронном виде. Полученная электронная копия должна прямо отражать это обстоятельство.

5. В исключительных случаях, когда релевантность документа в процедуре требует этого или существуют сомнения, связанные с качеством копии, администрации могут мотивированно запросить сравнение копий, предоставленных заинтересованной стороной, для которых может требуют отображения исходного документа или информации. "

Связанные решения


На базе технологии Zendesk