Сдвиг парадигмы, который включает в себя оцифровку реестра записей и преобразование офисов помощи в регистрации (OAMR), вынуждает устанавливать новую форму организации или работы, в которой больше не ожидается, что прибудет бумажная папка с файлами, но что файл передается электронными средствами.

Чтобы гарантировать эту электронную обработку, необходимо иметь в виду, по крайней мере, следующие аспекты:

  • Определите лиц, ответственных за каждую область, отвечающую за принятие или отклонение записей, назначенных OAMR.
  • Список ответственных лиц должен учитывать периоды отпусков и определять людей, которые должны будут выполнять эту задачу, когда людей, отвечающих за эту ответственность, нет.
  • Целесообразно сформулировать посредством нормативно-правового акта (Указ мэра, инструкция Секретариата и т. д.) максимальный срок доступа и распространения этой документации.
  • После того, как записи о входе приняты, они должны быть переданы лицу, ответственному за эту процедуру. Следовательно, необходимо будет включить почтовые ящики на платформе обработки, предоставляемой каждой организацией, чтобы государственные служащие могли получить доступ через роли к записям и файлам, ожидающим обработки.
Правовой контекст

Закон 39/2015:

Статья 16. Записи.

"1. Каждая Администрация должна иметь общий электронный реестр, в котором должны регистрироваться все документы, представляемые или получаемые любым административным органом, государственным органом или организацией, связанной с ними или зависящей от них. другим органам или лицам.

Государственные органы, связанные или зависящие от каждой Администрации, могут иметь свой собственный электронный реестр, полностью совместимый и взаимосвязанный с общим электронным реестром Администрации, от которой он зависит.

Общий электронный реестр каждой Администрации должен функционировать как портал, облегчающий доступ к электронным реестрам каждого органа. Как общий электронный реестр каждой Администрации, так и электронные реестры каждого органа должны соответствовать гарантиям и мерам безопасности, предусмотренным законодательством о защите персональных данных.

Положения о создании электронных реестров должны быть опубликованы в соответствующем официальном вестнике, а полный текст должен быть доступен для ознакомления в электронном кабинете доступа к реестру. В любом случае в положениях о создании электронных записей должны быть указаны орган или подразделение, ответственное за их ведение, а также официальные дата и время, а также дни, объявленные нерабочими.

Офис электронного доступа для каждого регистра должен включать обновленный список процедур, которые могут быть инициированы.

2. Расчеты должны регистрироваться в порядке поступления или отправки документов с указанием даты их выдачи. После завершения процедуры регистрации документы должны быть без промедления отправлены их получателям и соответствующим административным единицам из реестра, в котором они были получены. "

Связанные решения


На базе технологии Zendesk