涉及入境登记簿数字化和登记协助办公室 (OAMR) 转型的范式转变,迫使建立一种新的组织或工作形式,不再期望纸质文件夹到达,而是文件通过电子方式流动。

为了保证这种电子处理,至少需要牢记以下几个方面:

  • 确定负责接受或拒绝 OAMR 分配的条目的每个区域的负责人。
  • 负责人名单必须考虑到假期,并确定当负责人不在时必须执行此任务的人。
  • 建议通过监管工具(市长法令、秘书处指令等)阐明访问和分发本文件的最长期限。
  • 一旦录入记录被接受,它们必须分配给负责该程序的人员。因此,需要在各机构提供的处理平台中启用邮箱,使公职人员可以通过角色访问待处理的条目和文件。
法律背景

第 39/2015 号法律:

第 16 条记录。

"1. 每个主管部门必须有一个通用电子登记簿,其中必须记录任何行政机构、公共机构或与其有关联或依赖于它们的实体提交或接收的所有文件。也可以记录。给其他机构或个人。

与每个主管部门有联系或依赖的公共机构可以拥有自己的电子登记簿,该登记簿可以与它所依赖的主管部门的通用电子登记簿完全互操作和互连。

每个主管部门的通用电子登记册必须作为一个门户网站,方便访问每个机构的电子登记册。每个主管部门的通用电子登记簿和每个机构的电子登记簿都必须遵守有关保护个人数据的立法中规定的保证和安全措施。

建立电子登记簿的规定必须在相应的官方公报上公布,全文必须在登记簿电子办公室查阅。在任何情况下,创建电子记录的规定都必须明确负责管理的机构或单位,以及正式的日期和时间以及宣布为非工作日的天数。

每个登记册的电子访问办公室必须包括可以启动的程序的更新列表。

2. 结算必须按照单据的接收或发出顺序记录,并注明出具日期。完成注册程序后,必须立即将文件从收到文件的登记簿中发送给其收件人和相应的行政单位。 "

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