在对亲自在登记处协助办公室 (OAMR) 提交的文件进行数字化处理时,对于要使用的签名类型存在不同意见。

一方面,有人认为数字化过程当然需要将纸质文档转换为电子文档,遵循互操作性的技术规则,它是一个自动过程(自动化行政行为)。公职人员不得干预,但将纸质文件放在扫描仪上的功能除外,这将是对相关方的初步和适当的协助行动。如果选择这种解释,按照现行规定,所使用的签名类型既可以是合格的公务员,也可以是机关印章。

加盖机关印章的签名具有管理效率的优势,因为每个过程都不必一个人干预。系统安全基于控制对系统的访问、监控过程以及记录与每个人相关的操作。

其他意见认为,公共雇员没有自动干预的行政行为。如果做出这种解释,电子文件中纸质文件的认证过程将只需要合格官员的签名。

法律背景

第 39/2015 号法律

第 16 条 登记册

“5。亲自提交给公共行政部门的文件必须按照第 27 条和其他适用法规的规定,由提交文件的登记协助办公室进行数字化处理,以纳入电子行政文件,并将原件返还给感兴趣的人。方,但不影响规则确定主管部门保管提交的文件或必须在不易被数字化的特定介质中提交对象或文件的情况。 [...]”

第 27 条 公共行政部门制作的副本的有效性和效力

“1。每个公共行政部门将确定有权发布公共行政或私人文件的真实副本的机构。

私人文件的真实副本仅用于管理目的。公共行政部门制作的正版副本将在其他行政部门有效。

为此,国家总局、自治区和地方实体可以通过合格的官员或通过自动行政行动制作真实副本。”

第 40/2015 号法律

第 41 条自动化行政行为。

"1.自动化行政行为是指公共行政部门在行政程序框架内完全以电子方式实施的任何行为或行为,没有公职人员直接干预。

2. 在自动化行政行动的情况下,有必要提前建立一个或多个主管机构,视具体情况而定,用于规范、编程、维护、监督和质量控制的定义,并在适当的情况下,系统审计信息及其源代码。但是,应指明为质疑的目的而被追究责任的机构。”

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