A día de hoy las videoactas de Plenos no se pueden enviar al Departamento de Gobernación de la Generalitat o la Administración General del Estado (AGE). Desde la AOC se está trabajando conjuntamente con la Generalitat para que sea posible próximamente el envío del acta de los acuerdos del plenario complementado, en su caso, con un enlace al documento multimedia del debate del pleno.

La disposición adicional vigésima primera de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público (LRJSP) establece claramente que las disposiciones previstas en esta Ley relativas a los órganos colegiados no son aplicables a los órganos colegiados de gobierno.

En cambio, la normativa vigente en esta materia, aunque contempla la utilización de medios mecánicos para la transcripción de las actas, todavía dispone que la confección de los libros deberá realizarse utilizando papel numerado de la Comunidad autónoma (arts. 198 y 199 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades Locales (ROF). Pero esta regulación de 1986 no está adaptada a la implantación del procedimiento administrativo electrónico.

Por ello, la doctrina mayoritaria considera que la vigencia de esta normativa no es óbice para contemplar el funcionamiento híbrido de la elaboración de las actas, ya que no es lógico obligar a tramitar íntegramente el expediente en formato electrónico y, en la fase final, contemplar sólo la impresión, rúbrica y encuadernación de esta documentación.

Por tanto, es posible que la convocatoria de la sesión, las notificaciones, la formación del expediente, el acceso a la información, la expedición de certificaciones y la posibilidad de realizar videoactos como se recoge en el art. 18 de la LRJSP, se realicen por medios electrónicos.

En concreto, respecto a las videoactas, una buena práctica hasta que la regulación esté más armonizada, sería regular mediante Acuerdo de Pleno su implantación respecto a las intervenciones, pero siguiendo manteniendo el acta convencional en donde se recogerían únicamente los acuerdos tomados.

Contexto Legal

Ley 40/2015:

Artículo 18. Actas

1. De cada sesión que celebre el órgano colegiado extenderá acta el secretario, que especificará necesariamente a los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los principales puntos de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados.

Las sesiones que celebre el órgano colegiado se pueden grabar. El fichero resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el secretario de la autenticidad y la integridad del mismo, y todos los documentos en soporte electrónico que se utilicen como documentos de la sesión, pueden acompañar al acta de las sesiones, sin necesidad de hacer constar los principales puntos de las deliberaciones.

2. El acta de cada sesión puede aprobarse en la misma reunión o en la siguiente inmediata. El secretario debe elaborar el acta con el visto bueno del presidente y debe remitirlo por medios electrónicos a los miembros del órgano colegiado, los cuales pueden manifestar por los mismos medios su conformidad u objeciones al texto, a los efectos de aprobarla; en caso afirmativo, se considerará aprobada en la misma reunión.

Cuando se haya optado por la grabación de las sesiones celebradas o por la utilización de documentos en soporte electrónico, deben conservarse de forma que se garantice la integridad y la autenticidad de los ficheros electrónicos correspondientes y el acceso a los mismos por parte de los miembros del órgano colegiado."
Disposición adicional vigésima primera. Órganos colegiados de gobierno.
"Las disposiciones previstas en esta Ley relativas a los órganos colegiados no son aplicables a los órganos colegiados del Gobierno de la nación, los órganos colegiados de gobierno de las comunidades autónomas y los órganos colegiados de gobierno de las entidades locales ."
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