O artigo 27.º da Lei n.º 39/2015, de 1 de outubro, relativa ao procedimento administrativo comum das administrações públicas (LPACAP) estabelece as condições de validade e eficácia das cópias dos documentos emitidos pelas administrações públicas. Em particular, estes devem cumprir as disposições do Esquema Nacional de Segurança, o Esquema Nacional de Interoperabilidade, as Normas Técnicas de Interoperabilidade e as regras previstas no Artigo 27.3.

Os requisitos das cópias estão resumidos a seguir de acordo com o formato fonte do documento original, com atenção especial à regra do item 27.3.d), que possui uma redação de mais difícil compreensão.

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(*) Para a emissão de uma cópia em papel verdadeira de um documento original é necessário:

  1. Fazer uma cópia fiel do documento original nos termos do documento Norma 27.1.b.
  2. Uma vez gerada a cópia eletrônica verdadeira, a entrega poderá ser feita ao solicitante:
  • Fazer uma cópia em papel do documento eletrônico gerado, de acordo com a regra 27.1.c (deve constar a condição da cópia e o código CSV).
  • Fazendo uma cópia eletrônica de uma cópia autêntica neste formato (na pasta do cidadão, por exemplo).

Esses documentos devem ser verificáveis no escritório eletrônico da Administração que emite a cópia usando o sistema de verificação utilizado (por exemplo, CSV).

Contexto Jurídico

Lei 39/2015:

Art. 27. Validade e eficácia das cópias feitas pelas administrações públicas.

"2. As cópias feitas, em qualquer meio, pelos órgãos competentes das administrações públicas em que seja garantida a identidade do órgão que fez a cópia, consideram-se cópia autêntica de documento administrativo público ou particular. As cópias autênticas têm a mesma validade e eficácia dos documentos originais.

3. Para garantir a identidade e o conteúdo das cópias eletrónicas ou em papel e, portanto, a sua autenticidade, as administrações públicas devem cumprir as disposições do Regime Nacional de Interoperabilidade, o Regime. Segurança Nacional e as suas regras de desenvolvimento técnico, bem como o seguinte as regras:

a) As cópias eletrónicas de documento eletrónico original ou de cópia eletrónica autêntica, com ou sem alteração de formato, devem incluir os metadados que comprovem a sua condição de cópia e que se visualizem na consulta do documento.

b) As cópias eletrónicas de documentos em papel ou outros suportes não eletrónicos suscetíveis de digitalização requerem que o documento tenha sido digitalizado, devendo incluir metadados que comprovem a sua condição de cópia e apresentados na consulta do documento. Entende-se por digitalização o processo tecnológico que permite converter um documento em papel ou outro meio não eletrônico em um arquivo eletrônico que contém a imagem codificada, precisa e completa do documento.

c) As cópias em papel de documentos eletrônicos exigem que seja incluída a condição de cópia e devem conter um código gerado eletronicamente ou outro sistema de verificação para verificar a autenticidade da cópia acessando os arquivos eletrônicos do órgão ou órgão público emissor.

d) As cópias em papel dos documentos originais emitidos no referido meio devem ser fornecidas por meio de cópia em papel autêntica do documento eletrónico na posse da Administração, ou por meio de manifestação eletrónica contendo cópia da autenticidade do documento original.

Para este efeito, as administrações devem tornar públicos, através do escritório eletrónico correspondente, os códigos de verificação seguros ou qualquer outro sistema de verificação utilizado."

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