Les Administracions públiques (AP) han d’establir formularis específics (o models normalitzats) de sol·licituds, declaracions responsables i comunicacions, els quals han d’estar publicats i actualitzats, amb l’objectiu de que siguin de fàcil accés per a la ciutadania.
Abans de posar en funcionament un formulari específic, però, és convenient fer una anàlisi prèvia del tràmit i del procediment concret, tenint en compte els principis de simplificació administrativa, necessitat i proporcionalitat, entre altres.
Aquesta anàlisi prèvia també ha de servir per publicar informació clara per a la ciutadania i, si és possible, millorar aspectes relacionats amb la gestió interna dels expedients.
Quan existeix un formulari específic, la ciutadania ha d’utilitzar-lo. Ara bé, pot passar que algú presenti una sol·licitud sense utilitzar aquest formulari específic (ja sigui presencialment o des de la seu electrònica).
Què podem fer si es dona el cas? (les següents actuacions només es prediquen si la tramitació és pel canal presencial).
Primer, admetre la documentació presentada i enregistrar-la d’entrada.
A continuació, informar a la persona que existeix un formulari específic d’ús obligatori i que, per aquest motiu, se li requerirà per esmenar el tràmit per tal d’utilitzar el formulari corresponent; heu de fer el mateix si la sol·licitud és incompleta.
En aquest sentit, és important que l’oficina d’assistència en matèria de registres (OAMR) tingui en compte l’obligació d’admetre qualsevol escrit i comunicació adreçada al registre d’entrada d’una AP, ja que en cas contrari pot generar diferències amb la tramitació per mitjans electrònics.
En efecte: quan la persona interessada presenta un escrit des de la seu electrònica no hi ha intervenció del personal de l’OAMR, de manera que l’assentament d’entrada es practica de forma automàtica; si és el cas, l’AP li requerirà l’esmena de la sol·licitud mitjançant l’aportació del formulari específic.
Per acabar, us facilitem algunes bones pràctiques per a que valoreu utilitzar-les davant de situacions com la descrita:
- Oferir el formulari correcte (in situ o com un adjunt al requeriment) i, fins i tot, complimentat (en tot o en part), per tal que comprovi la informació, la modifiqui o la completi.
- Fer el requeriment de forma simultània a l’enregistrament d’entrada de la documentació (mitjançant una notificació per compareixença espontània).
D’acord amb la normativa, les persones interessades es responsabilitzen de la veracitat dels documents que presenten i de la informació que manifesten a les declaracions responsables i comunicacions prèvies.
Igualment, la inexactitud, falsedat o omissió de les dades que s’incorporin en les declaracions responsables i comunicacions prèvies, són motius per impedir continuar amb l’exercici del dret o activitat afectada.
Vist això, és recomanable incloure una clàusula en aquest sentit als formularis per garantir que s’ha informat a les persones interessades sobre la seva responsabilitat respecte les dades que faciliten i la potestat de verificació de la informació. Aquesta clàusula també ha d’incentivar a comprovar la veracitat de les dades i documents que aporten.
Llei 39/2015: art. 28, 66, 68 i 69
RD 203/2021: art. 3 i 14
Llei Orgànica 3/2018: DA 8a