Quan la ciutadania actua davant d’una Administració pública (AP), normalment és suficient amb que s’identifiqui. En altres casos, però, també caldrà que signi (cal signar les sol·licituds, declaracions responsables o comunicacions, recursos, desistiments d’accions i renúncia a drets); com veieu, malgrat tractar-se de supòsits taxats, s’evidencia que la signatura continua sent necessària en la major part de les tramitacions davant l’AP.
Dit això, la normativa enumera els mecanismes d’identificació i signatura electrònics admissibles però, en canvi, no inclou elements que permetin definir-los. A grans trets, es pot afirmar que:
- La identificació electrònica és el procediment digital de verificació la identitat d’una persona, a partir del seu nom i cognoms -o denominació social- segons consta en el seu Document Nacional d’Identitat -o equivalent- mitjançant una plataforma de validació de credencials d’identitat o d’intercanvi de dades.
- La signatura electrònica és el conjunt de dades en format electrònic que utilitza la persona signant per acreditar l’autenticitat de l’expressió de la seva voluntat i el seu consentiment; també acredita la integritat i la inalterabilitat del document signat. L’ús d’un mecanisme de signatura electrònica comporta alhora la identificació de la persona.
Cal diferenciar aquests dos conceptes de l'autenticació, que és el procés que permet demostrar que una persona és realment qui diu que és (assimilable a una verificació).
No, perquè hi ha persones que tenen el dret d’escollir el canal de relació amb les AP i, per tant, podran presentar les sol·licituds en paper amb una signatura manuscrita.
No obstant això, tingueu en compte que abans de practicar l’assentament d’entrada de la sol·licitud en paper i la documentació que l’acompanya, s’ha d’iniciar un procés de copiat autèntic que implica la digitalització i signatura de la documentació (el més habitual és signar amb un segell electrònic).
En darrer lloc, compartim algunes bones pràctiques que poden servir com a alternativa a la presentació de documentació en paper a les Oficines d’Assistència en Matèria de Registres (OAMR):
- Adquirir tauletes electròniques on es recull la voluntat de la persona interessada mitjançant una signatura manuscrita digitalitzada.
- Tenir ordinadors d’accés públic a les OAMR, per ajudar a obtenir els mecanismes d’identificació des de la mateixa OAMR.
- Assistir a la persona interessada en l’obtenció de mecanismes d’identificació i signatura amb els seus dispositius personals.
- Fomentar l’assistència per part dels funcionaris habilitats, els quals també poden identificar-se i signar electrònicament en nom de la persona interessada (prèvia autorització).
Els mecanismes d’identificació i signatura electrònica previstos a la normativa són 3 i són els següents:
- Certificats electrònics qualificats de signatura electrònica, com l’idCAT.Certificats electrònics qualificats de segell electrònic: poden utilitzar-se per a l’intercanvi de dades (entre administracions, administracions i ciutadans i entre administracions i empreses), la identificació i autenticació d’un sistema, servei web o aplicació, l’arxiu electrònic automatitzat, les compulses i còpies electròniques, entre d’altres.
- Altres sistemes que considerin vàlids les AP, previ registre de les persones usuàries, que permetin comprovar la seva identitat, com l’idCAT Mòbil.
Cada administració pública determina quin d’aquests mecanismes ha d’utilitzar la ciutadania en relació amb un procediment o servei concret, segons el que consta a la FAQ Aspectes relacionats amb la selecció dels mecanismes d’identificació i signatura electrònica.
Llei 39/2015: arts. 9 a 13
RD 203/2021: arts. 15, 26 i 28