Quan una persona presenta una sol·licitud davant una Administració pública (AP), té el dret a no haver d’aportar les dades i/o documents exigibles per la normativa aplicable al procediment concret, ja sigui perquè aquella AP ja els té o ja sigui perquè han estat elaborats per una altra administració.
L’anterior, sense perjudici del fet que la persona interessada pot presentar la documentació que consideri convenient.
En qualsevol cas, per garantir el dret de la ciutadania a no aportar dades i documents, l’AP competent pot recopilar els documents a través de les xarxes corporatives pròpies o bé, consultar les dades mitjançant el servei Via Oberta del Consorci AOC.
Cal tenir en compte, però, que determinades dades i documents no poden consultar-se entre AP i, per tant, la persona interessada haurà de facilitar-les; per exemple, el certificat acreditatiu de nivell C de català.
Trobaràs la informació sobre què pot consultar-se al portal de Suport l’AOC, on hi ha el llistat de dades i documents interoperables, classificat segons l’entitat que els ofereix (Administració General de l’Estat, Generalitat de Catalunya, Administració local o col·legis professionals); a més, respecte de cada dada, també hi ha una carta de servei que detalla els aspectes organitzatius de les consultes.
Abans de respondre a la qüestió plantejada, convé fer una breu distinció entre el concepte de consulta i verificació de dades. Com es veurà a continuació, aquesta diferenciació és rellevant per al tractament del consentiment de les persones interessades que han de fer les AP.
D’una banda, ja hem vist que les persones interessades poden exercir el seu dret a no aportar dades i documents personals en el marc d’un procediment administratiu.
Quan això succeeix, l’AP no només té l’obligació de consultar les dades i documents relatius a la persona interessada (per exemple, un projecte tècnic visat) sinó que, a més, l’AP haurà d’acreditar al cedent de les dades que la persona no s’ha oposat a la consulta o bé, l’ha consentida (quan la normativa específica requereix el consentiment).
D’altra banda, les AP també poden verificar les dades personals que consten en els formularis (per exemple, el número identificador del Document Nacional d’Identitat), amb la finalitat de comprovar-ne l’exactitud.
A diferència de la consulta de dades, la verificació de les dades és una potestat administrativa per a la qual, l’AP l’exerceix sense la necessitat d’acreditar que no consta l’oposició expressa de la persona interessada (o bé, compta amb el seu consentiment exprés).
Tot això és rellevant als efectes d’elaborar els formularis dels tràmits, més concretament, per incloure apartats on es reculli la no oposició o el consentiment de la persona i també per facilitar la informació completa sobre les consultes que es realitzaran.
Així, hi ha tres escenaris a tenir en compte a l’hora de redactar la clàusula sobre el consentiment, que són:
- No oposició: és el règim general aplicable d’acord amb la normativa de procediment, l’AP pot fer les consultes tret que la persona interessada s’hi oposi expressament. L’oposició implica que la persona: 1) justifiqui el/s motiu/s pels quals s’oposa i, 2) aporti la documentació exigida.
- Consentiment exprés: a diferència de l’anterior, l’autorització expressa de la persona interessada només és d’aplicació quan la normativa específica del procediment el preveu. És el cas, per exemple, d’una sol·licitud on s’han d’indicar dades tributàries per a procediments no tributaris (contractació pública, llicències, ajuts, beques i subvencions, procediments relacionats amb recursos humans, etc.).
- Habilitació legal: el formulari no dona, a la persona interessada, la possibilitat d’oposar-se o de donar el consentiment, sinó que és el cas en què l’AP està legalment habilitada; per exemple, un procediment sancionador.
És important destacar que els 3 escenaris anteriors poden coincidir, ja que en un mateix procediment poden consultar-se diverses dades a les quals els aplica un règim diferent.
Llei 39/2015: art. 28
Llei Orgànica 3/2018: DA 8a