Las Administraciones públicas (AP) deben establecer formularios específicos (o modelos normalizados) de solicitudes, declaraciones responsables y comunicaciones, los cuales deben estar publicados y actualizados, con el objetivo de que sean de fácil acceso para la ciudadanía.
Antes de poner en funcionamiento un formulario específico, sin embargo, es conveniente realizar un análisis previo del trámite y del procedimiento concreto, teniendo en cuenta los principios de simplificación administrativa, necesidad y proporcionalidad, entre otros.
Este análisis previo también debe servir para publicar información clara para la ciudadanía y, si es posible, mejorar aspectos relacionados con la gestión interna de los expedientes.
Cuando existe un formulario específico, la ciudadanía debe utilizarlo. Ahora bien, puede ocurrir que alguien presente una solicitud sin utilizar este formulario específico (ya sea presencialmente o desde la sede electrónica).
¿Qué podemos hacer si se da el caso? (las siguientes actuaciones sólo se predican si la tramitación es por el canal presencial).
Primero, admitir la documentación presentada y grabarla de entrada.
A continuación, informar a la persona de que existe un formulario específico de uso obligatorio y que, por este motivo, se le requerirá para subsanar el trámite para utilizar el formulario correspondiente; debe hacer lo mismo si la solicitud es incompleta.
En este sentido, es importante que la oficina de asistencia en materia de registros (OAMR) tenga en cuenta la obligación de admitir cualquier escrito y comunicación dirigida al registro de entrada de una AP, ya que de lo contrario puede generar diferencias con la tramitación por medios electrónicos.
En efecto: cuando la persona interesada presenta un escrito desde la sede electrónica no existe intervención del personal del OAMR, de modo que el asiento de entrada se practica de forma automática; en su caso, la AP le requerirá la subsanación de la solicitud mediante la aportación del formulario específico.
Por último, le facilitamos algunas buenas prácticas para que valore utilizarlas ante situaciones como la descrita:
- Ofrecer el formulario correcto (in situ o como un adjunto al requerimiento) e incluso cumplimentado (en todo o en parte), para que compruebe la información, la modifique o complete.
- Realizar el requerimiento de forma simultánea a la grabación de entrada de la documentación (mediante una notificación por comparecencia espontánea).
De acuerdo con la normativa, las personas interesadas se responsabilizan de la veracidad de los documentos que presentan y de la información que manifiestan en las declaraciones responsables y comunicaciones previas.
Igualmente, la inexactitud, falsedad u omisión de los datos que se incorporen a las declaraciones responsables y comunicaciones previas, son motivos para impedir continuar con el ejercicio del derecho o actividad afectada.
Visto esto, es recomendable incluir una cláusula en este sentido en los formularios para garantizar que se ha informado a las personas interesadas sobre su responsabilidad respecto a los datos que facilitan y la potestad de verificación de la información. Esta cláusula también debe incentivar a comprobar la veracidad de los datos y documentos que aportan.
Ley 39/2015: art. 28, 66, 68 y 69
RD 203/2021: art. 3 y 14
Ley Orgánica 3/2018: DA 8a