Cuando la ciudadanía actúa ante una Administración pública (AP), normalmente es suficiente con que se identifique. Sin embargo, en otros casos también será necesario que firme (hay que firmar las solicitudes, declaraciones responsables o comunicaciones, recursos, desistimientos de acciones y renuncia a derechos); como ven, a pesar de tratarse de supuestos tasados, se evidencia que la firma sigue siendo necesaria en la mayor parte de las tramitaciones ante la AP.
Dicho esto, la normativa enumera los mecanismos de identificación y firma electrónicos admisibles pero, en cambio, no incluye elementos que permitan su definición. A grandes rasgos, se puede afirmar que:
- La identificación electrónica es el procedimiento digital de verificación la identidad de una persona, a partir de su nombre y apellidos -o denominación social- según consta en su Documento Nacional de Identidad -o equivalente- mediante una plataforma de validación de credenciales de identidad o de intercambio de datos.
- La firma electrónica es el conjunto de datos en formato electrónico que utiliza la persona firmante para acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y su consentimiento; también acredita la integridad y la inalterabilidad del documento firmado. El uso de un mecanismo de firma electrónica comporta a la vez la identificación de la persona.
Es necesario diferenciar estos dos conceptos de la autenticación, que es el proceso que permite demostrar que una persona es realmente quien dice que es (asimilable a una verificación).
No, porque hay personas que tienen derecho a escoger el canal de relación con las AP y, por tanto, podrán presentar las solicitudes en papel con una firma manuscrita.
Sin embargo, tenga en cuenta que antes de practicar el asiento de entrada de la solicitud en papel y la documentación que la acompaña, debe iniciarse un proceso de copiado auténtico que implica la digitalización y firma de la documentación (lo habitual es firmar con un sello electrónico).
Por último, compartimos algunas buenas prácticas que pueden servir como alternativa a la presentación de documentación en papel en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros (OAMR):
- Adquirir tabletas electrónicas en las que se recoge la voluntad de la persona interesada mediante una firma manuscrita digitalizada.
- Tener ordenadores de acceso público a las OAMR, para ayudarle a obtener los mecanismos de identificación desde la propia OAMR.
- Asistir al interesado en la obtención de mecanismos de identificación y firma con sus dispositivos personales.
- Fomentar la asistencia por parte de los funcionarios habilitados, quienes también pueden identificarse y firmar electrónicamente en nombre de la persona interesada (previa autorización).
Los mecanismos de identificación y firma electrónica previstos en la normativa son 3 y son los siguientes:
- Certificados electrónicos calificados de firma electrónica, como el idCAT.Certificados electrónicos calificados de sello electrónico: pueden utilizarse para el intercambio de datos (entre administraciones, administraciones y ciudadanos y entre administraciones y empresas), la identificación y autenticación de un sistema, servicio web o aplicación, el archivo electrónico automatizado, las compulsas y copias electrónicas, entre otros.
- Otros sistemas que consideren válidos las AP, previo registro de los usuarios, que permitan comprobar su identidad, como el idCAT Móvil.
Cada administración pública determina cuál de estos mecanismos debe utilizar la ciudadanía en relación con un procedimiento o servicio concreto, según lo que consta en la FAQ Aspectos relacionados con la selección de los mecanismos de identificación y firma electrónica.
Ley 39/2015: arts. 9 a 13
RD 203/2021: arts. 15, 26 y 28