En primer lloc, cal tenir en compte que, quan una persona presenta la documentació en paper, necessàriament s’ha de realitzar un procés de copiat autèntic per tal de que els registres i els expedients administratius siguin electrònics.
En segon lloc, el procés de copiat autèntic consisteix en la digitalització segura de la documentació per part d’un òrgan competent amb garantia de la identitat d’aquest òrgan i del contingut, pel que s’incorpora una signatura electrònica d’entre les previstes per la normativa (així com les metadades pertinents).
Dit això, és important destacar que la normativa habilita dues formes per realitzar aquestes còpies, fet important a l’hora de seleccionar el mecanisme de signatura a emprar; a saber:
- Mitjançant funcionari habilitat, que signa amb el mecanisme de signatura de què disposi (per exemple, una T-CAT).
- A través d’una actuació administrativa automatitzada, que se signarà amb un segell d’òrgan o bé, amb un Codi Segur de Verificació (CSV).
És decisió de cada Administració determinar com es durà a terme el procés de copiat dins la seva organització, tenint en compte els mitjans materials i personals de què disposa, etc.
Tot i això, la signatura amb segell d’òrgan té l’avantatge de l’eficiència administrativa perquè no ha d’intervenir en cada procés una persona i permet l’automatització de certes passes del procés de digitalització.
La seguretat del sistema d’aquesta opció es basa en el control d’accés, la supervisió del procés i els registres de les operacions associades a cada persona.
Llei 39/2015: art. 16 i 27
Llei 40/2015: art. 40 a 43
RD 203/2021: art. 19 a 22 i 47
Esquema Nacional de Seguretat
Esquema Nacional d’Interoperabilitat
Catàleg de certificats de l’AOC: T-CAT i Certificat de segell electrònic (segell d’òrgan)