Amb l’objectiu de desplegar i establir la digitalització de la documentació, s’han de prendre determinades decisions organitzatives i funcionals, a partir dels requeriments establerts legalment.
Per això, en aquesta FAQ proposem algunes idees.
Sí. És molt recomanable reglamentar el procediment de digitalització dins de cada organització perquè cal prendre una sèrie de decisions que la normativa de referència no especifica clarament.
Una bona fórmula jurídica per fer-ho és a través d’una Instrucció específica per al registra d’entrada (per exemple, aprovada per resolució d’alcaldia) on es contemplin, de forma senzilla i flexible, aspectes clau com:
- Nombre de documents/pàgines a digitalitzar per les OAMR.
- Terminis de digitalització de la documentació (Acord de Nivell de Servei).
- Quina documentació no cal escanejar des del registre d’entrada.
- Què fer amb la documentació que s’ha deixat per escanejar-la quan ha passat el termini establert per a la seva recollida per part del seu propietari.
- Quines unitats estan habilitades per fer còpies autèntiques a més de les OAMR.
A mode d’exemple, us facilitem la Instrucció de registre aprovada per l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat.
Com indicàvem, la normativa només estableix un marc de referència i cada organització ha de decidir quins són els paràmetres específics de configuració de la maquinaria per digitalitzar.
A tal efecte, com a valors que haurien de tenir els paràmetres de digitalització poden prendre’s els que proposa la Guia de digitalització que la Generalitat de Catalunya posa a disposició de les Administracions públiques (AP):
- Resolució: 300 pp
- Digitalització en color quan els documents ho siguin, i si no en blanc i negre o escala de grisos.
- Profunditat de bits: Gris 8 bits, color 24 bits
- Fidelitat: Respectar la geometria del document original en volum i proporcions, sense afegir caràcters o gràfics.
- Compressió: Sense compressió
- Format: PDF
Com que en aquest cas no és possible retornar la documentació en paper en el mateix moment de digitalització i pràctica de l’assentament d’entrada, segons la normativa, cal:
- Conservar la documentació durant 6 mesos, per a que la persona interessada pugui passar a recollir-la.
- Eliminar/destruir aquella documentació en paper que no s’ha recollit en el termini de 6 mesos, aplicant les normes de conservació documentals que correspongui.
- Aplicar les normes de destrucció documental que apliquen a cada AP.
Llei 39/2015: art. 16 i 27
RD 203/2021: art. 19 a 22, 39, 47 i 53
Esquema Nacional de Seguretat
Esquema Nacional d’Interoperabilitat