Cada Administració pública (AP) ha de disposar d’un registre electrònic general per a la presentació i recepció de documents.
A més, aquest registre ha de ser plenament interoperable amb els registres d’altres AP per garantir la compatibilitat informàtica i la interconnexió, i també la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i dels documents que es presentin a qualsevol dels registres.
Les persones interessades poden presentar els documents que dirigeixen als òrgans de les
- Administracions públiques, entre d’altres, davant de:
- El registre electrònic de l’AP destinatària
- La resta de registres electrònics de qualsevol altra AP o sector públic institucional, i
- Les oficines d’assistència en matèria de registres.
La normativa vigent exigeix que les oficines d’assistència en matèria de registres (OAMR) recepcionin documents que vagin dirigits a qualsevol Administració pública.
En conseqüència, en el marc dels registres interoperables, la presentació de sol·licituds produirà, d’una banda, un registre d’entrada en l’AP receptora (que no ha de ser necessàriament l’Administració a què es dirigeix l’escrit) i de l’altra, un nou assentament en el registre de l’AP destinatària (o Administració competent per resoldre), una vegada traslladat electrònicament el document.
Aquesta circumstància pot generar diverses qüestions jurídico-organitzatives que s’exposen en la següent FAQ.
Quan una AP registra d’entrada una sol·licitud dirigida a una altra Administració, un dubte habitual pot ser determinar quin dels dos assentaments es té en compte als efectes del còmput de terminis.
La normativa indica que l’inici del còmput dels terminis el determina la data i hora de presentació al registre electrònic de cada AP o organisme, s’entén que és la data d’entrada al registre de l’Administració competent per a resoldre.
La data d’entrada al registre electrònic també és rellevant perquè determina el termini màxim per resoldre els procediments administratius: quan s’inicien a instància de la persona interessada, els terminis començaran a comptar a partir de la data en què la sol·licitud hagi tingut entrada en el registre electrònic de l’Administració competent per a la seva tramitació.
En tot cas, aquesta data i hora efectiva d’inici del còmput de terminis i el termini màxim de resolució han de comunicar-se a la persona interessada o al seu representant.
Per tant, la data que cal tenir en compte a efectes del còmput de terminis en els registres interadministratius és la data del registre d’entrada en l’administració de destí, és a dir, en l’Administració competent per resoldre.
Com hem indicat, quan una persona interessada presenta documentació dirigida a una altra Administració, s’ha de remetre la documentació a aquella AP.
La remissió de la documentació s’ha de fer mitjançant les plataformes digitals habilitades, que varien en funció de l’AP a què s’adreça la documentació. Hi ha tres supòsits:
- Documents adreçats a AP de Catalunya: enviament des d’EACAT, a través de trameses específiques (si n’hi ha) o bé, d’una tramesa genèrica.
- Documents adreçats a AP de l’Estat de fora de Catalunya: enviament des del Sistema d’interconnexió de registres (SIR), que és accessible des d’EACAT. SIR és una infraestructura de l’Administració General de l’Estat que permet l'intercanvi de seients electrònics de registre entre les Administracions Públiques (no serveix per notificar).
- Documents adreçats a la resta d'AP, no usuàries de les plataformes anteriors: una bona pràctica seria remetre la documentació mitjançant ofici per correu i alhora fer-ne el lliurament amb mitjans electrònics (notificació electrònica, correu electrònic, fax, etc.) o qualsevol altre canal en funció de la informació de què disposem.
A través d’aquest servei podrem enviar i acceptar o rebutjar els registres rebuts d’altres AP de fora de Catalunya. El servei d’intercanvi de registres amb Administracions públiques no catalanes, és el servei de tramesa SIR d’EACAT que té per objecte el registre de les comunicacions telemàtiques que tinguin com a origen o destí Administracions públiques no catalanes.
Per poder accedir a aquests serveis, no cal que les Administracions públiques catalanes facin cap tràmit d’alta, només cal estar adherit a EACAT i haver estat notificat per part de l'AOC que ja s’ha activat el servei.
L’activació a SIR depèn de l’Administració General de l’Estat i es fa de forma esglaonada. Des de l'AOC s’anirà informant als ens a través d’una comunicació mitjançant el registre d’EACAT.
Actualment no és habitual que les AP remetin documentació en paper, entre d’altres motius, perquè les Administracions compleixen amb el principi de relació electrònica entre elles previst a la normativa.
Si, pel motiu que sigui, rebeu documentació en paper procedent d’una altra Administració, s’hauria de suggerir a aquesta Administració que esmeni aquesta deficiència, tot instant-la a què torni a enviar la documentació en format electrònic. També pot informar-se que a EACAT trobaran les trameses (general i específiques) per fer l’enviament d’aquesta documentació o bé, informar del canal per on s’ha de remetre la documentació.
La possibilitat de que les oficines d'assistència en matèria de registres puguin enregistrar qualsevol tipus de petició o document destinat a la resta d’Administracions, fa que les trameses entre aquestes hagin esdevingut de facto, gratuïtes.
Amb anterioritat a la normativa actual, si una AP no disposava d’un conveni per enregistrar documentació adreçada a una altra AP, l’opció més àgil per a la ciutadania per presentar-la (sempre que no fos factible la presentació presencial o electrònica), era a través de l’enviament per correu administratiu.
Aquesta darrera opció té un cost que l’interessat pot estalviar-se amb la regulació vigent perquè compta amb alternatives gratuïtes: presentar-ho al registre d’entrada de qualsevol AP, sigui o no, la destinatària de la documentació. De no ser-ho, l’AP ho podrà remetre per EACAT o SIR.
Tot i la gratuïtat per a la ciutadania, des de la vessant política i organitzativa pot valorar-se la modificació de les Ordenances Fiscals per incloure una taxa que gravi el treball realitzat des de les OAMR en relació amb el volum d’enviaments interadministratius a què pot haver de fer front l’oficina: digitalització i copiat de la documentació, control i seguiment de l’enviament a l’AP destinatària, etc.
Llei 39/2015: art. 16, 21 i 31
Llei 40/2015: art.3, 44 i 155
RD 203/2021: art. 60